4 thủ tục BHXH được sửa đổi từ 28/9/2026 mà Doanh nghiệp cần biết

Từ ngày 28/9/2026, một số thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được cập nhật theo Quyết định 2695/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.

Đáng chú ý, có 4 thủ tục BHXH được sửa đổi, bổ sung, liên quan đến đăng ký tham gia, cập nhật thông tin người lao động, mức đóng và các nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT.

Việc nắm rõ phạm vi áp dụng, hồ sơ và thời hạn giải quyết giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xử lý các thủ tục BHXH, đồng thời hạn chế tình trạng phải bổ sung hồ sơ do kê khai thiếu thông tin hoặc sử dụng chưa đúng biểu mẫu.

Quyết định 2695/QĐ-BTC sửa đổi những nội dung nào?

Quyết định 2695/QĐ-BTC công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực BHXH thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tài chính và có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Nội dung sửa đổi liên quan đến trình tự thực hiện, cách thức nộp hồ sơ, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, đối tượng thực hiện, cơ quan giải quyết, mẫu đơn, mẫu tờ khai và các yêu cầu liên quan.

4 thủ tục được sửa đổi gồm:

STT	Mã thủ tục	Thủ tục được sửa đổi, bổ sung
1	1.002051	Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT
2	1.002179	Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện; bảo hiểm TNLĐ theo hình thức tự nguyện; cấp sổ BHXH
3	1.001939	Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT
4	1.002759	Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT

So với Quyết định 1474/QĐ-BTC, điểm thay đổi đáng chú ý là gì?

Quyết định 2695/QĐ-BTC không tạo ra 4 thủ tục hoàn toàn mới mà thay thế nội dung của các thủ tục tại số thứ tự 825, 826, 827 và 828 đã được công bố trước đó. Nội dung mới được cập nhật để phù hợp với các quy định hiện hành về BHXH, BHYT và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Thủ tục	Điểm đáng chú ý sau khi cập nhật
Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN...	Tên thủ tục được bổ sung cụm “BHXH bắt buộc” so với nội dung công bố trước đó tại Quyết định 1474/QĐ-BTC. Nội dung chi tiết cũng được cập nhật về trình tự, hồ sơ và thời hạn giải quyết theo quy định hiện hành.
BHXH tự nguyện	Phạm vi thủ tục được bổ sung rõ nội dung bảo hiểm TNLĐ theo hình thức tự nguyện, bên cạnh đăng ký, đăng ký lại và điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện.
Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT	Tên thủ tục cơ bản được giữ nguyên, nhưng căn cứ pháp lý và nội dung thực hiện được cập nhật theo quy định BHYT và Thông tư 09/2026/TT-BTC.
Cấp lại, đổi, điều chỉnh sổ BHXH, thẻ BHYT	Tên thủ tục cơ bản không thay đổi, nhưng trình tự, hồ sơ, thời hạn giải quyết và căn cứ pháp lý được cập nhật theo quy định hiện hành.

Như vậy, điểm quan trọng của Quyết định 2695/QĐ-BTC không nằm ở việc bổ sung thêm 4 thủ tục mới, mà ở việc cập nhật lại nội dung thực hiện của 4 thủ tục đã có để phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành.

4 thủ tục BHXH được sửa đổi từ 28/9/2026

1. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

Đây là thủ tục doanh nghiệp cần chú ý vì gắn trực tiếp với việc đăng ký tham gia và cập nhật các thay đổi liên quan đến người lao động trong quá trình sử dụng lao động.

Phạm vi thủ tục bao gồm BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN), đồng thời liên quan đến việc cấp sổ BHXH và thẻ BHYT.

Khi đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia của đơn vị, doanh nghiệp sử dụng Mẫu TK3-TS trong các trường hợp tương ứng.

Trường hợp có thay đổi về người lao động tham gia, mức đóng hoặc phát sinh truy đóng, hồ sơ có thể bao gồm:

• Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
• Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người tham gia lần đầu hoặc có thay đổi thông tin.

Thời hạn giải quyết đối với đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia và các thay đổi liên quan đến quá trình đóng là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Riêng trường hợp đủ điều kiện đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất, thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đề nghị của người sử dụng lao động.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

2. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện và bảo hiểm TNLĐ tự nguyện

Thủ tục thứ hai bao gồm đăng ký, đăng ký lại hoặc điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện; đăng ký bảo hiểm tai nạn lao động theo hình thức tự nguyện và cấp sổ BHXH.

Đối với người tham gia BHXH tự nguyện, hồ sơ cơ bản sử dụng Mẫu TK1-TS. Nếu thực hiện thông qua tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, hồ sơ có thể kèm theo danh sách người tham gia BHXH tự nguyện theo biểu mẫu tương ứng.

Thời hạn giải quyết đối với đăng ký, đăng ký lại hoặc điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện thông thường là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Nội dung này chủ yếu áp dụng cho người tham gia BHXH tự nguyện và các tổ chức hỗ trợ. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo để hỗ trợ người lao động khi thay đổi hình thức tham gia.

3. Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT

Thủ tục này áp dụng cho người chỉ tham gia BHYT.

Tùy từng nhóm đối tượng, hồ sơ có thể được tiếp nhận qua cơ quan BHXH, cơ quan quản lý đối tượng, tổ chức hỗ trợ, cơ sở giáo dục hoặc đơn vị liên quan.

Người tham gia có thể nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Thời hạn giải quyết thông thường là không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Đối với người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp, thời hạn giải quyết cấp thẻ BHYT được áp dụng riêng theo quy định đối với nhóm này.

4. Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT

Thủ tục này áp dụng khi người tham gia cần cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT hoặc điều chỉnh thông tin đã được ghi nhận trên các giấy tờ này.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Cấp lại sổ BHXH hoặc thẻ BHYT.
• Điều chỉnh thông tin nhân thân.
• Điều chỉnh thông tin đã ghi trên sổ BHXH.
• Thay đổi nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu.
• Điều chỉnh quyền lợi BHYT.
• Gộp sổ BHXH khi một người có từ hai số BHXH trở lên.

Biểu mẫu thường được sử dụng là Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Tùy nội dung cần thay đổi, người tham gia có thể phải cung cấp thêm tài liệu để cơ quan BHXH kiểm tra và xử lý.

Đối với trường hợp cấp lại, điều chỉnh thông tin hoặc gộp số BHXH, thời hạn giải quyết thông thường là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Cấp lại, đổi hoặc điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT cũng có thời hạn giải quyết 05 ngày làm việc.

Nếu cần xác minh quá trình tham gia hoặc thời gian công tác, thời hạn xử lý có thể kéo dài hơn.

Điểm doanh nghiệp cần lưu ý

Kiểm tra biểu mẫu trước khi lập hồ sơ

Khi có thay đổi về người lao động tham gia, thông tin cá nhân hoặc mức đóng, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp để sử dụng biểu mẫu phù hợp.

Một số mẫu thường gặp gồm D02-LT, TK1-TS và TK3-TS. Việc sử dụng biểu mẫu chưa phù hợp hoặc kê khai thiếu thông tin có thể khiến hồ sơ phải bổ sung và kéo dài thời gian xử lý.

Không phải cung cấp lại một số giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu

Nếu giấy tờ cần thiết đã có trong cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được kết nối và đủ điều kiện khai thác, người lao động và người sử dụng lao động không phải cung cấp lại.

Điều này giúp hạn chế việc kê khai hoặc nộp lại những thông tin đã có sẵn trên hệ thống dữ liệu.

Kiểm tra thông tin người lao động trước khi gửi hồ sơ

Các thông tin như họ tên, dữ liệu định danh, thời gian tham gia, mức đóng và nội dung cần điều chỉnh nên được đối chiếu trước khi hồ sơ được gửi đi.

Nếu thông tin kê khai không khớp với dữ liệu hiện có, hồ sơ có thể phải bổ sung hoặc điều chỉnh.

Sau khi hoàn tất thủ tục, người lao động cũng có thể chủ động tra cứu quá trình đóng BHXH online để kiểm tra thời gian tham gia và thông tin được hệ thống ghi nhận.

Doanh nghiệp nên làm gì khi phát sinh hồ sơ BHXH?

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể xử lý hồ sơ theo các bước sau:

Bước 1: Xác định đúng trường hợp phát sinh

Trước tiên, cần xác định hồ sơ thuộc trường hợp đăng ký mới, thay đổi người tham gia, điều chỉnh mức đóng, cập nhật thông tin hay cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT.

Xác định đúng nhu cầu giúp lựa chọn chính xác thủ tục và biểu mẫu cần sử dụng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra dữ liệu

Sau khi xác định thủ tục, doanh nghiệp chuẩn bị tờ khai, danh sách và các tài liệu cần thiết theo từng trường hợp.

Thông tin trên hồ sơ nên được đối chiếu với dữ liệu người lao động hiện có để hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh lại sau khi gửi.

Bước 3: Nộp hồ sơ theo hình thức phù hợp

Tùy từng thủ tục, hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Với những đơn vị thường xuyên phát sinh hồ sơ BHXH, hình thức giao dịch điện tử giúp việc kê khai, gửi hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý thuận tiện hơn.

Bước 4: Theo dõi kết quả và lưu hồ sơ

Sau khi gửi, cần theo dõi trạng thái xử lý để kịp thời bổ sung hoặc làm rõ thông tin khi cơ quan BHXH yêu cầu.

Hồ sơ đã nộp và kết quả xử lý cũng nên được lưu lại để thuận tiện đối chiếu khi cần.

Kê khai và quản lý hồ sơ BHXH điện tử với VIN-BHXH

Trong quá trình quản lý lao động, doanh nghiệp có thể thường xuyên phát sinh các hồ sơ BHXH cần kê khai, cập nhật và theo dõi.

VIN-BHXH là giải pháp giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp kê khai, nộp và quản lý hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN trên môi trường điện tử.

Doanh nghiệp có thể sử dụng VIN-BHXH để:

• Kê khai hồ sơ BHXH điện tử.
• Quản lý thông tin người lao động.
• Cập nhật các thay đổi liên quan đến người tham gia.
• Điều chỉnh thông tin và mức đóng khi có phát sinh.
• Ký số và gửi hồ sơ điện tử.
• Theo dõi trạng thái xử lý và lịch sử hồ sơ đã gửi.

Việc quản lý tập trung giúp bộ phận phụ trách dễ theo dõi dữ liệu người lao động, tình trạng hồ sơ và những thay đổi phát sinh trong quá trình kê khai.

Lời kết

Quyết định 2695/QĐ-BTC cập nhật 4 thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT và các nội dung đi kèm. Đối với doanh nghiệp, điều quan trọng là xác định đúng trường hợp, sử dụng đúng biểu mẫu và kiểm tra thông tin trước khi gửi hồ sơ.

Việc nắm rõ những thay đổi này sẽ giúp quá trình kê khai và xử lý hồ sơ thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế phát sinh việc bổ sung hoặc điều chỉnh lại thông tin.

Nếu doanh nghiệp cần kê khai và quản lý hồ sơ BHXH trên môi trường điện tử, có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn giải pháp VIN-BHXH phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.