Cách lập hóa đơn điện tử khi khách trả hàng, đổi hàng

Khách mua hàng nhưng sau đó trả lại toàn bộ đơn hàng, trả một phần hàng hóa hoặc đổi sang sản phẩm khác là tình huống khá phổ biến trong hoạt động bán hàng. Khi xử lý hóa đơn, người bán thường dễ nhầm: bên nào phải lập hóa đơn, khi nào cần điều chỉnh và giá trị điều chỉnh được ghi ra sao?

Theo quy định hiện hành từ ngày 01/07/2026, trường hợp xử lý hóa đơn điện tử khi trả lại hàng hóa đã có những hướng dẫn cụ thể. Người bán cần xác định đúng tình huống phát sinh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh để tránh sai lệch giữa hóa đơn, hàng hóa và dữ liệu kế toán.

Khi khách trả hàng, bên nào lập hóa đơn điện tử?

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc chung là người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó.

Quy định này cũng áp dụng khi khách đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa so với giao dịch ban đầu.

Tình huống	Cách xử lý
Khách trả lại toàn bộ hàng	Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Khách trả lại một phần hàng	Người bán điều chỉnh phần hàng thực tế bị trả lại
Đổi hàng làm thay đổi giá trị	Người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo phần giá trị thay đổi
Hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả hàng	Người mua có thể lập hóa đơn điện tử giao cho người bán nếu thuộc trường hợp áp dụng và hai bên có thỏa thuận

Như vậy, người bán không nên mặc định rằng cứ phát sinh trả hàng thì bên mua phải xuất hóa đơn. Trước khi xử lý, cần xác định rõ tình huống thực tế của giao dịch.

Cách lập hóa đơn điện tử khi khách trả lại hàng

Quy trình thao tác có thể khác nhau tùy vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Về cơ bản có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định hóa đơn của giao dịch ban đầu

Trước tiên, cần đối chiếu hóa đơn đã lập khi bán hàng với giao dịch trả hàng thực tế.

• Số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.
• Hàng hóa khách trả lại.
• Số lượng hàng trả lại.
• Đơn giá.
• Thuế suất và tiền thuế tương ứng.
• Giá trị đã thanh toán hoặc cần hoàn lại.

Việc đối chiếu giúp xác định chính xác số lượng và giá trị hàng cần điều chỉnh, đặc biệt khi khách chỉ trả lại một phần đơn hàng.

Bước 2: Xác định bên lập hóa đơn

Trong trường hợp thông thường, người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó.

Nếu thuộc trường hợp người mua được lập hóa đơn trả lại hàng, người bán cần lưu đầy đủ thỏa thuận và chứng từ liên quan để đối chiếu khi cần.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên số lượng và giá trị hàng hóa thực tế được trả lại.

Người bán cần xác định rõ phần giá trị cần điều chỉnh là tăng hay giảm so với hóa đơn ban đầu.

• Điều chỉnh tăng: ghi theo giá trị tăng thực tế.
• Điều chỉnh giảm: ghi theo giá trị giảm thực tế.

Khi khách trả hàng, số lượng và giá trị giao dịch thường giảm so với hóa đơn ban đầu. Người bán cần ghi đúng phần giá trị giảm trên hóa đơn điều chỉnh.

Bước 4: Lưu hồ sơ liên quan đến việc trả hàng

Hóa đơn điều chỉnh chỉ là một phần trong hồ sơ của giao dịch trả hàng. Người bán nên lưu các chứng từ liên quan để đối chiếu và chứng minh giao dịch trả hàng khi cần.

Hồ sơ có thể gồm:

• Hóa đơn bán hàng ban đầu.
• Biên bản hoặc thỏa thuận trả hàng.
• Chứng từ nhập lại hàng.
• Chứng từ hoàn tiền hoặc đối trừ công nợ.
• Hóa đơn điều chỉnh.
• Các tài liệu khác liên quan đến giao dịch.

Không phải mọi trường hợp đều cần chuẩn bị bộ hồ sơ giống nhau. Quan trọng là các chứng từ phải thể hiện đúng việc trả hàng và có thể đối chiếu với hóa đơn đã lập.

Ví dụ lập hóa đơn khi khách trả lại một phần hàng

Giả sử doanh nghiệp bán 10 sản phẩm cho khách và đã lập hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng. Sau khi nhận hàng, khách trả lại 2 sản phẩm.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự:

1. Xác nhận 2 sản phẩm thực tế được khách trả lại.
2. Đối chiếu hóa đơn bán hàng ban đầu.
3. Xác định số lượng, đơn giá và giá trị của 2 sản phẩm cần điều chỉnh.
4. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm đối với phần hàng hóa bị trả lại.
5. Điều chỉnh tiền thuế tương ứng nếu có.
6. Lưu hóa đơn và hồ sơ liên quan đến giao dịch trả hàng.

Hóa đơn bán hàng ban đầu vẫn được lưu trong hệ thống. Hóa đơn điều chỉnh được lập để ghi nhận phần thay đổi sau khi khách trả hàng.

Đổi hàng thì hóa đơn điện tử xử lý thế nào?

Nếu khách đổi hàng và giá trị giao dịch thay đổi so với ban đầu, người bán cũng cần xử lý phần chênh lệch trên hóa đơn.

Người bán cần đối chiếu giá trị hàng hóa ban đầu với hàng hóa thay thế để xác định phần chênh lệch.

Đổi sang hàng có giá trị thấp hơn

Nếu khách đổi sang sản phẩm có giá trị thấp hơn, phần chênh lệch giảm cần được thể hiện trên hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ, khách đã mua sản phẩm trị giá 5 triệu đồng nhưng sau đó đổi sang sản phẩm trị giá 4 triệu đồng. Doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm 1 triệu đồng trên hóa đơn, đồng thời điều chỉnh tiền thuế tương ứng nếu có.

Đổi sang hàng có giá trị cao hơn

Nếu khách đổi sang sản phẩm có giá trị cao hơn, người bán cần xác định phần chênh lệch tăng thêm để thể hiện đúng trên hóa đơn.

Trước khi lập hóa đơn, nên đối chiếu đầy đủ hàng trả lại, hàng giao thay thế, giá trị chênh lệch, thuế suất và số tiền khách phải thanh toán thêm hoặc được hoàn lại.

Một số lỗi dễ gặp khi xử lý hóa đơn trả hàng

Mặc định người mua luôn phải xuất hóa đơn trả hàng

Không nên áp dụng một cách xử lý cho mọi trường hợp. Người bán cần xác định đúng bên lập hóa đơn dựa trên tình huống thực tế và quy định đang áp dụng.

Không tách rõ trả toàn bộ và trả một phần

Nếu khách chỉ trả lại một phần đơn hàng thì chỉ điều chỉnh phần hàng được trả lại và giá trị tương ứng. Nếu điều chỉnh toàn bộ hóa đơn, dữ liệu bán hàng và kế toán có thể bị sai lệch.

Điều chỉnh sai giá trị

Các thông tin điều chỉnh về số lượng, đơn giá, tiền thuế và tổng giá trị cần phản ánh đúng phần hàng được trả lại hoặc phần chênh lệch phát sinh khi đổi hàng.

Không lưu đủ hồ sơ trả hàng

Ngoài hóa đơn điều chỉnh, người bán nên lưu thêm các chứng từ liên quan đến việc trả hàng, nhập lại hàng, hoàn tiền hoặc đối trừ công nợ để dễ đối chiếu khi cần.

Quản lý hóa đơn trả hàng thuận tiện hơn với VIN-HOADON

Khi số lượng giao dịch tăng, việc theo dõi hóa đơn và các phát sinh liên quan sẽ khó khăn hơn nếu dữ liệu được quản lý rời rạc.

VIN-HOADON là phần mềm hóa đơn điện tử trong hệ sinh thái VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử.

Quản lý hóa đơn tập trung giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh dễ tra cứu giao dịch ban đầu, đối chiếu thông tin và xử lý các trường hợp phát sinh như trả hàng hoặc đổi hàng.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể tìm hiểu thêm các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh của VISNAM

Lời kết

Khi khách trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán cần đối chiếu hóa đơn ban đầu, xác định phần hàng được trả lại và giá trị cần điều chỉnh trước khi lập hóa đơn.

Nếu khách đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch, phần chênh lệch cũng cần được thể hiện trên hóa đơn.

Thực hiện đúng từ khâu bán hàng, lưu chứng từ đến xử lý hóa đơn khi trả hàng sẽ giúp người bán hạn chế sai lệch giữa hóa đơn, hàng tồn kho, công nợ và dữ liệu kế toán.

Nếu đang tìm hiểu phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn theo nhu cầu sử dụng thực tế.