Cách quản lý hàng hóa bằng mã vạch tại cửa hàng

Một cửa hàng tạp hóa có thể bán hàng trăm loại sản phẩm, từ bánh kẹo, nước giải khát đến đồ gia dụng. Khi hàng hóa và lượng khách tăng lên, ghi chép bằng tay rất dễ nhầm giá bán, số lượng nhập và hàng tồn kho.

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp cửa hàng tìm đúng sản phẩm nhanh hơn, đỡ phải tìm kiếm tên hàng khi bán, nhập kho và kiểm kê. Để dùng hiệu quả, chủ cửa hàng cần nhập thông tin sản phẩm chính xác và theo dõi hàng nhập, hàng bán, hàng tồn một cách rõ ràng. 

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch là gì?

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch là dùng mã vạch để máy nhận ra sản phẩm và tra cứu thông tin của sản phẩm đó trên phần mềm. Khi quét mã, nhân viên tìm đúng mặt hàng ngay mà không cần tìm kiếm tên.

Ví dụ, cửa hàng bán một chai nước suối 500 ml giá 5.000 đồng. Khi quét mã trên chai nước, phần mềm tìm đúng sản phẩm trong danh mục và hiện giá bán đã cài sẵn.

Lưu ý: mã vạch thông thường không tự chứa giá bán hoặc số lượng tồn kho. Những thông tin này được lưu trong phần mềm và gắn với mã vạch của sản phẩm.

Phân biệt mã vạch và mã hàng SKU

Mã vạch và SKU đều giúp phân biệt hàng hóa nhưng có vai trò khác nhau:

• Mã vạch: Là dãy vạch để máy quét đọc được. Với hàng đóng gói, mã vạch thường do nhà sản xuất in sẵn trên bao bì.
• SKU: Là mã do cửa hàng tự đặt để phân biệt từng sản phẩm, ví dụ cùng một loại nước nhưng khác dung tích.

Chẳng hạn, cửa hàng đặt SKU NS-500 cho chai nước suối 500 ml và gắn mã này với mã vạch trên bao bì. Nhân viên có thể tìm sản phẩm bằng SKU hoặc quét mã vạch, tùy phần mềm đang dùng.

Khi nào cửa hàng nên sử dụng mã vạch?

Cửa hàng có nhiều sản phẩm và mức giá khác nhau

Cùng một thương hiệu nước giải khát có thể có chai 330 ml, 500 ml và 1,5 lít. Nếu nhân viên phải nhớ giá hoặc tìm theo tên, rất dễ chọn nhầm mặt hàng.

Với mã vạch, nhân viên chỉ cần quét để ra đúng sản phẩm và giá bán đã lưu trong phần mềm.

Khó theo dõi hàng nhập, hàng bán và tồn kho

Cửa hàng thường xuyên nhập thêm hàng hóa, trong khi số lượng sản phẩm bán ra thay đổi mỗi ngày. Nếu không ghi chép đầy đủ hoặc cập nhật kịp thời, số lượng tồn kho trên sổ sách có thể khác với thực tế.

Khi kết hợp mã vạch với phần mềm bán hàng, cửa hàng có thể ghi nhận các giao dịch nhập và bán hàng thuận tiện hơn, đồng thời theo dõi số lượng tồn kho mà không phải đối chiếu sổ sách thủ công.

Cửa hàng có nhiều nhân viên hoặc nhiều ca bán hàng

Với siêu thị mini hoặc cửa hàng nhiều nhân viên, dùng chung một phần mềm quản lý bán hàng giúp mọi người tra cứu và bán hàng theo cùng một cách, không còn mỗi người ghi một kiểu.

Khi muốn chuyển từ ghi chép thủ công sang phần mềm, chủ cửa hàng có thể tìm hiểu các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng để chọn công cụ phù hợp.

Cần chuẩn bị gì trước khi dùng mã vạch?

Kiểm kê và tạo danh mục hàng hóa

Chủ cửa hàng nên đếm số hàng đang có, rồi chia thành các nhóm như nước giải khát, thực phẩm, mỹ phẩm và đồ gia dụng.

Với mỗi sản phẩm, cần ghi lại những thông tin cơ bản:

• Tên sản phẩm và mã hàng.
• Mã vạch (nếu có).
• Đơn vị tính (chai, gói, hộp…).
• Giá nhập và giá bán.
• Số lượng tồn kho ban đầu.

Ví dụ, nước suối 500 ml có thể được cài đặt với SKU NS-500, giá nhập 3.000 đồng/chai, giá bán 5.000 đồng/chai và tồn kho ban đầu 48 chai.

Những sản phẩm có bao bì gần giống nhau nhưng khác dung tích hoặc khối lượng cần được tạo riêng để tránh bán nhầm.

Thiết lập mã vạch cho sản phẩm

Mì gói, nước ngọt, sữa hộp… thường đã có mã vạch do nhà sản xuất in sẵn. Cửa hàng có thể dùng luôn mã này để gắn với sản phẩm trong phần mềm.

Hàng chưa có mã vạch, chẳng hạn sản phẩm tự đóng gói tại cửa hàng, có thể dùng mã nội bộ và in tem dán lên. Cách làm cụ thể phụ thuộc vào phần mềm và thiết bị đang dùng.

Mã nội bộ chỉ dùng trong cửa hàng, không thay thế được mã vạch tiêu chuẩn khi sản phẩm được bán qua hệ thống phân phối.

Thiết lập đơn vị tính

Mỗi sản phẩm có thể nhập theo thùng nhưng bán theo chai. Vì vậy, cửa hàng cần chọn một đơn vị thống nhất để theo dõi tồn kho.

Chẳng hạn, một thùng nước suối có 24 chai, nhập 5 thùng tức là 120 chai.

Nếu theo dõi tồn kho theo chai, số hàng nhập phải được ghi theo chai. Chủ cửa hàng cũng nên xem phần mềm xử lý việc đổi từ thùng sang chai như thế nào để tránh nhập sai số lượng.

Chuẩn bị phần mềm và thiết bị quét mã vạch

Cửa hàng có thể dùng máy quét mã vạch nối với máy tính bán hàng. Một số phần mềm còn cho quét mã trực tiếp bằng điện thoại.

Trước khi dùng, nên quét thử một vài sản phẩm để xem tên hàng, giá bán và đơn vị tính hiện ra có đúng không.

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch trong hoạt động hằng ngày

Quản lý hàng hóa khi nhập kho

Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên cần kiểm tra loại sản phẩm, số lượng thực nhận và tình trạng hàng trước khi nhập kho.

Ví dụ, cửa hàng đặt mua 3 thùng nước suối, mỗi thùng 24 chai. Quy trình nhập hàng có thể như sau:

1. Kiểm tra số lượng hàng nhà cung cấp giao.
2. Đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc phiếu giao hàng.
3. Quét mã vạch để tìm đúng sản phẩm trong phần mềm.
4. Ghi số lượng và giá nhập thực tế.
5. Kiểm tra lại thông tin và xác nhận nhập kho.

Nếu nhận đủ 3 thùng, cửa hàng ghi nhận 72 chai. Nếu nhà cung cấp giao thiếu, nhân viên chỉ nhập số lượng thực nhận.

Sau khi nhân viên xác nhận nhập kho, phần mềm sẽ cộng số hàng vừa nhập vào tồn kho.

Quản lý hàng hóa khi bán hàng

Khi khách mua hàng, nhân viên quét mã vạch để đưa từng sản phẩm vào đơn.

Ví dụ, khách mua 2 chai nước suối và 1 gói bánh. Nhân viên quét từng sản phẩm, kiểm tra số lượng, giá bán rồi thanh toán.

Với phần mềm có liên kết bán hàng và tồn kho, số hàng đã bán sẽ tự được trừ sau khi giao dịch hoàn tất.

Lưu ý: Quét mã vạch chưa có nghĩa là đơn hàng đã hoàn tất. Nếu nhân viên chưa xác nhận giao dịch, tồn kho sẽ chưa thay đổi.

Khi khách trả hàng hoặc đơn bị hủy, nhân viên cũng cần xử lý tương ứng trên phần mềm để số liệu không bị lệch.

Theo dõi số lượng hàng tồn kho

Khi hàng nhập và hàng bán được ghi nhận đầy đủ, chủ cửa hàng có thể xem số tồn kho ngay trên phần mềm.

Cách tính: Tồn kho cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Hàng nhập − Hàng bán ± Các điều chỉnh khác.

Ví dụ, cửa hàng theo dõi nước suối 500 ml với các số liệu sau:

• Tồn đầu kỳ: 48 chai.
• Nhập thêm: 72 chai.
• Bán trong ngày: 35 chai.
• Khách trả lại: 2 chai còn bán được.
• Hàng hư hỏng: 3 chai.

Như vậy, số hàng tồn cuối kỳ là:

48 + 72 − 35 + 2 − 3 = 84 chai.

Để số liệu đúng với thực tế, cửa hàng cần ghi đủ mọi giao dịch phát sinh và kiểm kê hàng định kỳ.

Kiểm kê hàng hóa và xử lý chênh lệch tồn kho

Thực hiện kiểm kê hàng hóa

Trước khi kiểm kê, cửa hàng nên chọn thời điểm chốt số liệu và hạn chế nhập, bán hàng trong lúc đang đếm.

Sau đó, nhân viên đếm hàng theo từng nhóm hoặc khu vực. Nếu phần mềm có chức năng kiểm kê bằng mã vạch, nhân viên có thể quét mã rồi nhập số lượng đếm được.

Ví dụ, kết quả kiểm kê như sau:

• Nước suối 500 ml: Phần mềm ghi 84 chai, thực tế có 82 chai, thiếu 2 chai.
• Mì gói: Phần mềm ghi 120 gói, thực tế có 120 gói, không chênh lệch.
• Sữa hộp: Phần mềm ghi 65 hộp, thực tế có 67 hộp, thừa 2 hộp.

Tìm nguyên nhân và xử lý chênh lệch

Hàng thiếu hoặc thừa so với phần mềm có thể do ghi thiếu giao dịch, nhập sai số lượng, nhầm đơn vị tính hoặc đếm chưa chính xác.

Chẳng hạn, nếu thiếu 2 chai nước suối, chủ cửa hàng nên xem lại các đơn bán, hàng hư hỏng và những giao dịch chưa được ghi nhận.

Chỉ sau khi tìm ra nguyên nhân, cửa hàng mới điều chỉnh số lượng tồn kho và ghi lại lý do để dễ đối chiếu về sau.

Kiểm kê định kỳ

Cửa hàng không cần kiểm kê toàn bộ sản phẩm mỗi ngày. Có thể ưu tiên kiểm tra thường xuyên những mặt hàng bán chạy, giá trị cao hoặc dễ thất thoát.

Với siêu thị mini, nhân viên có thể kiểm kê luân phiên từng nhóm hàng theo lịch, và kiểm kê toàn bộ cửa hàng theo định kỳ.

Với thực phẩm, ngoài số lượng còn cần xem tình trạng hàng và hạn sử dụng. Mã vạch thông thường không cho biết lô hàng hay hạn sử dụng của từng sản phẩm.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng mã vạch

Gán trùng mã hoặc chưa khai báo sản phẩm

Hai sản phẩm bị gán cùng một mã, phần mềm có thể tìm nhầm mặt hàng. Ngược lại, sản phẩm có mã vạch nhưng chưa được thêm vào phần mềm thì quét sẽ không ra thông tin.

Để tránh lỗi này, hãy kiểm tra mã trước khi thêm sản phẩm mới và cập nhật danh mục đầy đủ.

Nhập sai đơn vị tính

Ví dụ, cửa hàng nhập 2 thùng nước suối, mỗi thùng 24 chai, nhưng nhân viên lại ghi thành 2 chai. Khi đó, tồn kho sẽ thiếu 46 chai so với số hàng thực nhập.

Cửa hàng nên thống nhất một đơn vị theo dõi và kiểm tra lại số lượng khi nhập hàng theo thùng, lốc hoặc hộp.

Không ghi nhận đầy đủ giao dịch

Đơn hàng chưa hoàn tất, khách hàng trả lại hàng hoặc hàng hư hỏng chưa được cập nhật đều làm lệch tồn kho.

Nhân viên cần kiểm tra trạng thái đơn hàng và ghi nhận lại mọi thay đổi. Với đơn hàng mà khách trả, cần xem tình trạng sản phẩm còn bán được không rồi mới cộng lại vào kho.

Mã vạch bị mờ hoặc không quét được

Tem mã vạch bị rách, mờ hoặc dán trên bề mặt cong có thể khiến máy quét không đọc được.

Khi gặp trường hợp này, nhân viên có thể tìm sản phẩm bằng mã hàng hoặc tên trên phần mềm, sau đó kiểm tra và thay tem nếu cần.

Quản lý bán hàng và hàng hóa với SofiPOS

SofiPOS là phần mềm quản lý bán hàng của VISNAM, phù hợp cho các mô hình như cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini và chuỗi cửa hàng.

Phần mềm hỗ trợ tạo đơn hàng, quét mã vạch khi bán hàng, quản lý nhập xuất tồn kho và theo dõi doanh thu. SofiPOS còn có các chức năng quản lý nhân viên, phân quyền, quản lý nhiều chi nhánh và tích hợp hóa đơn điện tử.

Với cửa hàng tạp hóa hoặc siêu thị mini, SofiPOS giúp chủ cửa hàng theo dõi hàng hóa, giao dịch bán hàng và tồn kho trên cùng một phần mềm.

Lời kết

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp cửa hàng nhận ra sản phẩm nhanh hơn khi bán, đồng thời hỗ trợ theo dõi số lượng nhập kho, tồn kho và kiểm kê.

Nếu đang tìm phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa hoặc siêu thị mini, bạn có thể liên hệ VISNAM để tìm hiểu thêm về SofiPOS và được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu kinh doanh.