Chữ Ký Số Là Gì? Doanh Nghiệp Nào Bắt Buộc Phải Sử Dụng Theo Quy Định?

Khi thực hiện kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử hay ký kết hợp đồng trực tuyến, doanh nghiệp đều cần một công cụ để xác thực danh tính và đảm bảo giá trị pháp lý của giao dịch. Đó chính là chữ ký số – giải pháp không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số hiện nay.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn băn khoăn: Chữ ký số là gì? Có bắt buộc phải sử dụng hay không? Những đối tượng nào phải trang bị chữ ký số theo quy định của pháp luật?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy định pháp lý và những ứng dụng thực tế của chữ ký số trong hoạt động của doanh nghiệp.

Chữ ký số là gì?

Có thể hiểu đơn giản, nếu chữ ký tay dùng để xác nhận người ký trên giấy thì chữ ký số thực hiện vai trò tương tự trên môi trường điện tử. Nhờ công nghệ mã hóa, chữ ký số không chỉ xác minh danh tính người ký mà còn giúp phát hiện mọi thay đổi đối với tài liệu sau khi ký, từ đó hạn chế nguy cơ giả mạo hoặc chỉnh sửa trái phép.

Khác với việc chèn hình ảnh chữ ký vào văn bản, chữ ký số được tạo bằng cặp khóa mã hóa gồm:

• Khóa bí mật (Private Key): Chỉ chủ sở hữu được quyền sử dụng để thực hiện ký số.
• Khóa công khai (Public Key): Được dùng để kiểm tra và xác thực chữ ký trên tài liệu.

Nhờ cơ chế này, chữ ký số giúp đảm bảo ba yếu tố quan trọng:

• Xác thực đúng người ký.
• Bảo đảm tài liệu không bị chỉnh sửa sau khi ký.
• Ngăn chặn việc giả mạo hoặc chối bỏ giao dịch.

Chính vì vậy, chữ ký số hiện được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp như kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, khai báo bảo hiểm xã hội, hải quan điện tử và ký kết hợp đồng trực tuyến.

Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Tùy theo quy mô và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức chữ ký số khác nhau. Hiện nay, hai loại được sử dụng phổ biến nhất là USB Token và HSM (Cloud Signing).

Chữ ký số USB Token

USB Token là thiết bị phần cứng có hình dạng tương tự một chiếc USB, bên trong lưu trữ chứng thư số và khóa bí mật của doanh nghiệp.

Để ký số, người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính, nhập mã PIN và xác nhận giao dịch.

Ưu điểm

• Dễ sử dụng.
• Chi phí đầu tư hợp lý.
• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Khóa bí mật được lưu trực tiếp trên thiết bị, giúp tăng tính bảo mật.

Hạn chế

• Phải mang theo USB Token khi ký.
• Chỉ ký được trên máy tính đã cài đặt phần mềm.
• Khó sử dụng đồng thời cho nhiều người.

Chữ ký số HSM (Cloud Signing)

HSM (Hardware Security Module) hay còn gọi là chữ ký số từ xa, là giải pháp lưu trữ khóa bí mật trên hệ thống máy chủ bảo mật đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Người dùng có thể thực hiện ký số trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng mà không cần sử dụng USB Token.

Đây là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi triển khai chuyển đổi số hoặc có nhu cầu ký số với số lượng lớn.

Ưu điểm

• Ký mọi lúc, mọi nơi.
• Không cần mang theo thiết bị vật lý.
• Hỗ trợ nhiều người dùng.
• Dễ tích hợp với ERP, CRM, hóa đơn điện tử và các hệ thống quản trị doanh nghiệp.
• Phù hợp với quy trình ký số tự động.

Hạn chế

• Chi phí triển khai thường cao hơn USB Token.
• Cần có kết nối Internet để ký số.

Nên chọn USB Token hay HSM?

Tiêu chí	USB Token	HSM (Cloud Signing)
Thiết bị	USB vật lý	Máy chủ bảo mật
Ký từ xa	Không	Có
Ký trên điện thoại	Hạn chế	Có
Nhiều người cùng sử dụng	Không	Có
Khả năng tích hợp	Cơ bản	Cao
Phù hợp	Hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ	Doanh nghiệp vừa và lớn, doanh nghiệp có nhu cầu ký số thường xuyên

Hiện nay, nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã triển khai đồng thời cả hai hình thức để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Chẳng hạn, giải pháp ONE-CA do VISNAM phát triển hỗ trợ cả USB Token và HSM, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn theo quy mô và mô hình vận hành.

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?

Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp mới thành lập quan tâm.

Pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số ngay khi thành lập. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu thực hiện các nghĩa vụ về thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội hoặc giao dịch với cơ quan nhà nước thì chữ ký số gần như trở thành yêu cầu bắt buộc.

Đối với doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành, hầu hết doanh nghiệp đều phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các nghiệp vụ như:

• Kê khai và nộp thuế điện tử.
• Phát hành hóa đơn điện tử.
• Giao dịch với cơ quan thuế.
• Thực hiện bảo hiểm xã hội điện tử.
• Khai báo hải quan điện tử (đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu).

Có thể thấy, chữ ký số gần như là công cụ bắt buộc đối với 100% doanh nghiệp đang hoạt động.

Đối với hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, chữ ký số cũng là điều kiện cần để hoàn thành các thủ tục trên môi trường điện tử.

Trong khi đó, những hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế khoán sẽ áp dụng theo quy định của cơ quan thuế tại từng thời điểm.

Đối với cá nhân

Pháp luật hiện chưa bắt buộc mọi cá nhân phải sở hữu chữ ký số.

Tuy nhiên, chữ ký số cá nhân ngày càng được khuyến khích sử dụng trong các giao dịch trực tuyến như:

• Ký hợp đồng điện tử.
• Thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
• Ký hồ sơ hành chính.
• Một số giao dịch tài chính và ngân hàng.

Chữ ký số được sử dụng trong những trường hợp nào?

Trong thực tế, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số gần như mỗi ngày.

Kê khai và nộp thuế điện tử

Đây là ứng dụng phổ biến nhất. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký tờ khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo tài chính và nộp thuế trực tuyến.

Việc thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và không cần đến trực tiếp cơ quan thuế.

Phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải ký số trước khi phát hành hóa đơn hợp lệ.

Chữ ký số giúp xác thực thông tin của đơn vị phát hành và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Khai báo bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện các nghiệp vụ như:

• Báo tăng, báo giảm lao động.
• Chốt sổ BHXH.
• Nộp hồ sơ hưởng chế độ.
• Điều chỉnh thông tin người lao động.

Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến, giảm đáng kể thời gian xử lý.

Hải quan điện tử

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, chữ ký số là công cụ cần thiết để khai báo hải quan, thông quan hàng hóa và thực hiện các giao dịch với cơ quan hải quan.

Ký hợp đồng điện tử

Nhiều doanh nghiệp hiện sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp mà không cần gặp trực tiếp.

Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, đồng thời giảm chi phí in ấn và chuyển phát.

Những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số

Ngoài việc đáp ứng quy định pháp luật, chữ ký số còn mang lại nhiều lợi ích trong quá trình vận hành.

 

Đối với doanh nghiệp đang chuyển đổi số, chữ ký số không chỉ là công cụ bắt buộc mà còn góp phần tối ưu quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý.

OneCA – Giải pháp chữ ký số đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và ổn định trong quá trình sử dụng.

OneCA là giải pháp chữ ký số công cộng do VISNAM cung cấp, đáp ứng nhu cầu ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân trong nhiều giao dịch điện tử.

Một số ưu điểm nổi bật của OneCA gồm:

• Đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật về dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Hỗ trợ ký số nhanh chóng trên nhiều nền tảng.
• Dễ dàng tích hợp với hệ thống kê khai thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội và hợp đồng điện tử.
• Công nghệ bảo mật hiện đại, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và giao dịch.
• Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng.

Bên cạnh đó, OneCA có thể kết nối với các giải pháp trong hệ sinh thái số của VISNAM, giúp doanh nghiệp đồng bộ quy trình quản lý và xử lý hồ sơ điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Chữ ký số có thời hạn bao lâu?

Tùy theo gói dịch vụ, chữ ký số thường có thời hạn từ 1 đến 3 năm và có thể gia hạn khi hết hạn.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số không?

Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều chữ ký số phục vụ các phòng ban hoặc người đại diện khác nhau nếu có nhu cầu.

Mất USB Token phải làm gì?

Doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ để khóa chứng thư số, đảm bảo an toàn và thực hiện cấp lại thiết bị nếu cần.

Kết luận

Trong bối cảnh các thủ tục hành chính và giao dịch điện tử ngày càng phổ biến, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Không chỉ giúp đáp ứng các quy định của pháp luật về thuế, hóa đơn điện tử hay bảo hiểm xã hội, chữ ký số còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị thành lập hoặc cần tìm giải pháp chữ ký số ổn định, an toàn và dễ triển khai, OneCA của VISNAM là lựa chọn đáng cân nhắc để đồng hành trong mọi giao dịch điện tử.