Hóa đơn điện tử sai: Khi nào cần hủy, điều chỉnh hoặc thay thế bằng hóa đơn mới?

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát hiện sai thông tin người mua, mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ. Khi đó, một trong những vấn đề thường gặp là nên hủy hóa đơn, lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế bằng hóa đơn mới.

Hướng xử lý không chỉ phụ thuộc vào nội dung sai sót mà còn cần thực hiện theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử. Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, quy định về xử lý hóa đơn đã lập sai đã có những thay đổi đáng chú ý.

Điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?

Điều chỉnh hóa đơn điện tử là việc người bán lập một hóa đơn mới để điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ thông tin của hóa đơn được điều chỉnh theo quy định.

Đối với các nội dung liên quan đến giá trị, hóa đơn điều chỉnh có thể làm tăng hoặc giảm số tiền so với hóa đơn ban đầu. Phần giá trị tăng được thể hiện bằng số dương, còn phần giảm được thể hiện bằng số âm theo số liệu thực tế.

Điều chỉnh là một trong hai phương thức được sử dụng để xử lý một số sai sót trên hóa đơn điện tử hiện nay. Phương thức còn lại là lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử lập sai có còn được hủy không?

Đây là điểm cần lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thành quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Theo đó, đối với hóa đơn điện tử đã lập sai thuộc các trường hợp quy định tại Điều 19, việc hủy hóa đơn không còn được sử dụng như một phương án xử lý chung. Tùy nội dung sai sót, người bán sẽ thông báo sai sót mà không cần lập lại hóa đơn hoặc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định áp dụng cách xử lý “hủy hóa đơn sai rồi lập hóa đơn mới” như cách hiểu trước đây mà cần xác định đúng loại sai sót trước khi thực hiện.

Phân biệt hủy, điều chỉnh và thay thế hóa đơn điện tử

Hình thức	Cách hiểu	Lưu ý khi áp dụng
Hủy hóa đơn	Loại bỏ việc sử dụng hóa đơn theo trường hợp pháp luật quy định.	Không còn là phương án xử lý chung đối với hóa đơn điện tử đã lập sai theo Điều 19 hiện hành.
Điều chỉnh hóa đơn	Lập hóa đơn mới để điều chỉnh nội dung sai trên hóa đơn trước đó.	Hóa đơn điều chỉnh phải tham chiếu đến hóa đơn đã lập sai.
Thay thế hóa đơn	Lập một hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.	Hóa đơn mới phải thể hiện thông tin hóa đơn được thay thế theo quy định.

Điểm khác nhau chính giữa điều chỉnh và thay thế nằm ở cách lập hóa đơn mới. Với điều chỉnh, hóa đơn mới ghi nhận phần cần tăng, giảm hoặc sửa đổi so với hóa đơn trước. Với thay thế, người bán lập một hóa đơn mới với nội dung đúng để thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Trường hợp nào hóa đơn sai nhưng không cần lập lại?

Không phải mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đều cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trường hợp hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế đúng và các nội dung khác không sai, người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện này. Nếu ngoài tên hoặc địa chỉ còn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc những nội dung thuộc trường hợp phải xử lý thì không thể chỉ thông báo mà cần thực hiện theo phương án phù hợp.

Khi nào cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử?

Theo quy định hiện hành, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử khi hóa đơn đã lập có một trong các sai sót sau:

• Sai mã số thuế của người mua;
• Sai số tiền ghi trên hóa đơn;
• Sai thuế suất;
• Sai tiền thuế;
• Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách hoặc chất lượng.

Trong những trường hợp này, pháp luật cho phép lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hóa đơn thực tế và cách xử lý phù hợp để thực hiện thống nhất.

Trường hợp lựa chọn điều chỉnh

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điều chỉnh phải có thông tin thể hiện đây là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn trước đó, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày của hóa đơn được điều chỉnh.

Đối với nội dung về giá trị, phần điều chỉnh tăng được ghi dấu dương và phần điều chỉnh giảm được ghi dấu âm theo số liệu thực tế.

Trường hợp lựa chọn thay thế

Người bán lập một hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn mới phải thể hiện thông tin cho biết hóa đơn này thay thế hóa đơn trước đó, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày lập hóa đơn.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo hình thức tương ứng với loại hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Cách thao tác trên từng phần mềm hóa đơn có thể khác nhau, nhưng về nguyên tắc doanh nghiệp có thể xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra nội dung sai trên hóa đơn

Trước tiên, cần xác định chính xác hóa đơn sai ở nội dung nào: tên hoặc địa chỉ người mua, mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay thông tin hàng hóa.

Việc xác định đúng loại sai sót giúp doanh nghiệp biết trường hợp đó chỉ cần thông báo hay phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Bước 2: Xác định cách xử lý phù hợp

Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác đúng, người bán không phải lập lại hóa đơn.

Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Bước 3: Thực hiện thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập sai, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Trường hợp người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có. Các tài liệu liên quan cần được lưu giữ để phục vụ việc kiểm tra khi cần.

Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Người bán lập hóa đơn theo phương thức đã lựa chọn và bảo đảm thông tin tham chiếu đến hóa đơn bị sai được thể hiện đúng quy định.

Trước khi phát hành, cần kiểm tra lại thông tin người mua, hàng hóa, số tiền, thuế suất và tiền thuế để tránh tiếp tục phát sinh sai sót.

Bước 5: Ký số và gửi hóa đơn

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua.

Đối với hóa đơn điện tử có mã, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua theo quy định.

Bước 6: Kê khai và lưu trữ hồ sơ

Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và các tài liệu liên quan cần được lưu trữ cùng hồ sơ để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.

Đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế thuộc trường hợp hóa đơn đã lập sai theo quy định, người bán và người mua thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế.

Một số lưu ý khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử

Không phải hóa đơn sai nào cũng cần điều chỉnh

Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác đều đúng, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Nếu tiếp tục phát hiện sai sót, cần giữ thống nhất cách xử lý

Trường hợp hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn sai, những lần xử lý tiếp theo cần thực hiện theo hình thức đã áp dụng ở lần đầu.

Ví dụ, nếu lần đầu doanh nghiệp đã xử lý hóa đơn sai bằng phương thức điều chỉnh thì khi tiếp tục phát hiện sai sót trên hóa đơn đó, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện điều chỉnh.

Có thể xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng

Trường hợp trong cùng tháng có nhiều hóa đơn của cùng một người mua bị sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá và thuế suất, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong tháng.

Khi áp dụng trường hợp này, cần đính kèm bảng kê các hóa đơn đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Kiểm tra kỹ số liệu khi điều chỉnh tăng hoặc giảm

Đối với nội dung liên quan đến giá trị, doanh nghiệp cần xác định chính xác phần chênh lệch. Giá trị điều chỉnh tăng ghi dương, còn điều chỉnh giảm ghi âm theo thực tế.

Cách ghi này giúp dữ liệu trên hóa đơn điều chỉnh phản ánh đúng phần thay đổi so với hóa đơn đã lập trước đó.

Điều chỉnh hay thay thế hóa đơn điện tử: nên chọn cách nào?

Quy định cho phép doanh nghiệp lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế đối với các sai sót thuộc trường hợp được xử lý theo hai hình thức này.

Về cách hiểu thực tế, điều chỉnh phù hợp khi doanh nghiệp cần ghi nhận phần thay đổi so với hóa đơn đã lập, chẳng hạn điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị. Trong khi đó, thay thế giúp lập lại một hóa đơn mới với nội dung đúng để thay cho hóa đơn trước.

Dù lựa chọn cách nào, doanh nghiệp cần bảo đảm hóa đơn mới tham chiếu đúng hóa đơn bị sai, thực hiện đầy đủ bước thỏa thuận hoặc thông báo với người mua và lưu trữ hồ sơ liên quan.

Quản lý hóa đơn điện tử với VIN-HOADON

VIN-HOADON là giải pháp hóa đơn điện tử của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn trên môi trường điện tử.

Hệ thống có thể kết nối với cơ quan thuế và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu hóa đơn. VIN-HOADON cũng có khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP hoặc CRM để phù hợp với hệ thống đang vận hành.

Khi phát sinh hóa đơn sai, việc quản lý tập trung giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình tra cứu hóa đơn gốc, kiểm tra thông tin và theo dõi các hóa đơn liên quan sau khi xử lý.

Lời kết

Điều chỉnh hóa đơn điện tử cần được thực hiện dựa trên loại sai sót và quy định đang áp dụng. Với hóa đơn đã lập sai, doanh nghiệp không nên mặc định hủy hóa đơn rồi lập lại mà cần xác định trường hợp nào chỉ cần thông báo, trường hợp nào cần điều chỉnh hoặc thay thế.

Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác đúng, hóa đơn không phải lập lại. Với các sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Doanh nghiệp đang cần triển khai hoặc quản lý hóa đơn điện tử có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn giải pháp VIN-HOADON phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.