Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON

Phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON hỗ trợ doanh nghiệp lập, ký số, phát hành và quản lý hóa đơn trong quá trình bán hàng. Với người mới sử dụng, việc nắm rõ các bước từ đăng nhập, kiểm tra thông tin đến phát hành hóa đơn sẽ giúp hạn chế sai sót khi thực hiện. Bài viết dưới đây hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON với những công việc cơ bản mà kế toán và doanh nghiệp thường gặp.

Giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON

VIN-HOADON là phần mềm hóa đơn điện tử do VISNAM cung cấp, hỗ trợ doanh nghiệp lập, phát hành, gửi và tra cứu hóa đơn. Phần mềm còn có các chức năng điều chỉnh, thay thế hóa đơn khi phát sinh sai sót và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Ngoài việc lập từng hóa đơn, VIN-HOADON hỗ trợ phát hành nhiều hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email và kết nối với phần mềm bán hàng, kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chức năng phù hợp với công việc và gói dịch vụ đã đăng ký.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON

Để bắt đầu sử dụng VIN-HOADON, doanh nghiệp cần có tài khoản đăng nhập và hoàn tất các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Sau đó, kế toán có thể thiết lập thông tin, lập hóa đơn và thực hiện các công việc liên quan.

Bước 1: Đăng nhập phần mềm VIN-HOADON

Sau khi được cấp tài khoản, người dùng truy cập hệ thống VIN-HOADON và đăng nhập bằng thông tin đã nhận.

Trong lần đăng nhập đầu tiên, nên kiểm tra thông tin tài khoản, đổi mật khẩu nếu cần và xác định các chức năng được phép sử dụng. Tùy theo quyền được cấp, mỗi tài khoản có thể thực hiện những công việc khác nhau.

Bước 2: Kiểm tra thông tin doanh nghiệp

Trước khi lập hóa đơn, kế toán cần kiểm tra các thông tin của đơn vị trên phần mềm, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ đăng ký.
• Thông tin liên hệ.
• Thông tin chứng thư chữ ký số nếu sử dụng hình thức hóa đơn có yêu cầu ký số.

Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, doanh nghiệp cần kiểm tra và thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Đối với những thông tin đăng ký với cơ quan thuế, việc thay đổi phải tuân theo thủ tục tương ứng.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn theo hình thức đã đăng ký.

Việc đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử hiện được thực hiện theo Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Khi thực hiện trên VIN-HOADON, người dùng cần kiểm tra thông tin đăng ký, lựa chọn loại hóa đơn phù hợp và gửi hồ sơ theo chức năng được cung cấp. Sau khi nhận được phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp kiểm tra kết quả trước khi bắt đầu lập hóa đơn.

Lưu ý: Đây là bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành, không nên nhầm với thủ tục thông báo phát hành hóa đơn theo hướng dẫn cũ.

Bước 4: Thiết lập mẫu hóa đơn

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, doanh nghiệp có thể thiết lập mẫu hóa đơn sử dụng trên VIN-HOADON.

Tại chức năng quản lý mẫu hóa đơn, người dùng lựa chọn loại hóa đơn và kiểm tra các thông tin hiển thị. Tùy theo mẫu và chức năng phần mềm, doanh nghiệp có thể bổ sung logo, lựa chọn cách trình bày hoặc cập nhật một số thông tin được phép.

Trước khi sử dụng, kế toán nên xem trước mẫu hóa đơn để kiểm tra tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và các nội dung bắt buộc. Việc điều chỉnh hình thức trình bày không được làm thiếu những thông tin pháp luật yêu cầu.

Bước 5: Lập hóa đơn điện tử

Khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cần lập hóa đơn, kế toán truy cập chức năng lập hóa đơn trên VIN-HOADON và nhập thông tin của giao dịch.

Những nội dung cần kiểm tra thường gồm:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua theo trường hợp áp dụng.
• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng và đơn giá nếu có.
• Thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán theo quy định.
• Các thông tin khác tùy loại hóa đơn.

Sau khi nhập thông tin, kế toán nên xem lại toàn bộ nội dung hóa đơn, đặc biệt là mã số thuế người mua, số tiền và thuế suất. Nếu phần mềm cho phép lưu nháp, có thể sử dụng chức năng này để kiểm tra trước khi phát hành.

Bước 6: Ký số và phát hành hóa đơn

Khi thông tin đã chính xác, người có quyền phát hành thực hiện ký số đối với loại hóa đơn có yêu cầu chữ ký số. Cách ký phụ thuộc vào hình thức chữ ký số và phần mềm đang sử dụng.

VIN-HOADON hỗ trợ ký số và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Với hóa đơn có mã, doanh nghiệp cần theo dõi kết quả cấp mã trước khi hoàn tất việc gửi hóa đơn cho người mua. Với hóa đơn không có mã, việc truyền dữ liệu thực hiện theo quy định áp dụng cho loại hóa đơn đó.

Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bước 7: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi hóa đơn được phát hành hợp lệ, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng email hoặc phương thức được phần mềm hỗ trợ.

Trước khi gửi, nên kiểm tra địa chỉ email và thông tin người nhận. Nếu khách hàng chưa nhận được hóa đơn, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin liên hệ và sử dụng chức năng gửi lại nếu hệ thống cho phép.

Bước 8: Tra cứu và quản lý hóa đơn đã phát hành

VIN-HOADON hỗ trợ tìm kiếm và theo dõi các hóa đơn đã lập. Người dùng có thể tra cứu theo thông tin được hệ thống hỗ trợ như số hóa đơn, thời gian lập, khách hàng hoặc trạng thái xử lý.

Khi tra cứu, kế toán cần chú ý tình trạng hóa đơn đã phát hành, kết quả xử lý của cơ quan thuế và các thông báo liên quan. Nếu có sai sót, không nên tự ý xóa hoặc sửa nội dung hóa đơn đã phát hành mà cần xử lý theo quy định.

Cách xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót

Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp ghi sai thông tin người mua, tên hàng hóa, số tiền hoặc thuế suất. Khi phát hiện sai sót, kế toán cần kiểm tra tình trạng hóa đơn và xác định cách xử lý phù hợp.

VIN-HOADON có các chức năng hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót, trong đó có lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được xử lý theo cùng một cách.

Trước khi thực hiện, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra hóa đơn đã phát hành và nội dung bị sai.
• Xác định trường hợp cần điều chỉnh, thay thế hoặc thực hiện thủ tục khác theo quy định.
• Kiểm tra thông tin trước khi lập và phát hành hóa đơn xử lý sai sót.
• Theo dõi kết quả xử lý và lưu lại các tài liệu liên quan.

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót cần thực hiện theo quy định pháp luật đang có hiệu lực và hướng dẫn của cơ quan thuế. Nếu chưa xác định được cách xử lý, doanh nghiệp nên liên hệ bộ phận hỗ trợ VIN-HOADON trước khi thao tác.

Một số lưu ý khi sử dụng VIN-HOADON

Kiểm tra thông tin trước khi phát hành: Người lập hóa đơn cần kiểm tra kỹ tên người mua, mã số thuế, hàng hóa, số tiền và thuế suất. Đây là những thông tin dễ xảy ra sai sót nếu nhập liệu vội hoặc lấy dữ liệu từ chứng từ chưa được kiểm tra.

Phân quyền người sử dụng: Doanh nghiệp nên phân quyền tài khoản theo công việc của từng nhân viên. Người lập hóa đơn, người kiểm tra và người được phép phát hành có thể được giao các quyền khác nhau để hạn chế thao tác nhầm.

Theo dõi số lượng hóa đơn và thời hạn dịch vụ: Với gói dịch vụ có giới hạn số lượng hóa đơn hoặc thời hạn sử dụng, doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ để chủ động đăng ký thêm hoặc gia hạn khi cần.

Lưu giữ và tra cứu hóa đơn: Doanh nghiệp cần bảo quản dữ liệu hóa đơn theo quy định và bảo đảm có thể tra cứu khi cần kiểm tra, đối chiếu với khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

Lời kết

Nắm rõ cách sử dụng VIN-HOADON sẽ giúp kế toán thực hiện các công việc từ lập, ký số, phát hành đến tra cứu hóa đơn theo đúng trình tự. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên kiểm tra thông tin và theo dõi các thông báo từ cơ quan thuế để xử lý kịp thời khi có sai sót.

Nếu bạn đang sử dụng VIN-HOADON và cần hỗ trợ cài đặt, đăng ký dịch vụ hoặc hướng dẫn lập hóa đơn, hãy liên hệ VISNAM để được tư vấn và hỗ trợ.