Hướng dẫn quản lý và theo dõi nghỉ phép nhân viên bằng phần mềm

Khi nhân viên đăng ký nghỉ phép, bộ phận nhân sự cần kiểm tra số ngày phép còn lại, theo dõi đơn chờ duyệt và cập nhật thông tin để đối chiếu bảng công. Có đơn nghỉ gửi qua tin nhắn, có đơn gửi qua email, trong khi số ngày phép lại được theo dõi trên Excel.

Vì sao doanh nghiệp cần quản lý nghỉ phép nhân viên?

Khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, việc quản lý nghỉ phép cũng phức tạp hơn do số lượng nhân viên và đơn nghỉ cần xử lý tăng lên. Nếu mỗi bộ phận lưu thông tin trên một file riêng, HR phải đối chiếu nhiều bảng tính để kiểm tra đơn nào đang chờ duyệt, nhân viên đã sử dụng bao nhiêu ngày phép và còn lại bao nhiêu ngày.

Một số khó khăn thường gặp khi quản lý nghỉ phép thủ công:

• Khó theo dõi ngày phép còn lại: HR phải kiểm tra những lần nghỉ trước đó để tính số ngày phép đã sử dụng và còn lại của từng nhân viên.
• Dễ bỏ sót đơn nghỉ phép: Khi tiếp nhận nhiều yêu cầu, người quản lý có thể bỏ sót đơn chưa duyệt hoặc chưa cập nhật kết quả xử lý.
• Mất thời gian tổng hợp: Việc thống kê ngày nghỉ theo từng phòng ban, chi nhánh mất nhiều thời gian nếu dữ liệu nằm ở các file riêng lẻ.
• Sai lệch dữ liệu chấm công: Đơn nghỉ đã được duyệt nhưng chưa cập nhật có thể khiến số ngày nghỉ và bảng công không khớp nhau.

Khi sử dụng phần mềm quản trị nhân sự có chức năng quản lý nghỉ phép, HR có thể kiểm tra đơn nghỉ, trạng thái phê duyệt và số ngày phép của nhân viên trên cùng một phần mềm thay vì đối chiếu từng file riêng lẻ.

Quy trình quản lý nghỉ phép bằng phần mềm

Mỗi doanh nghiệp có quy định nghỉ phép khác nhau nên cách đăng ký và phê duyệt đơn trên phần mềm cũng có thể khác nhau. Quy trình quản lý nghỉ phép thường gồm 5 bước sau:

Bước 1: Kiểm tra số ngày phép còn lại

Trước khi đăng ký, nhân viên kiểm tra số ngày phép đã sử dụng và còn lại để lựa chọn thời gian nghỉ. Nếu muốn nghỉ quá số ngày phép còn lại, nhân viên cần trao đổi với HR xem những ngày vượt phép có thể đăng ký nghỉ không hưởng lương hay không.

Bộ phận nhân sự cũng cần kiểm tra chính sách nghỉ phép của công ty, đặc biệt với những nhân viên có thời gian làm việc hoặc chế độ nghỉ khác nhau.

Bước 2: Nhân viên tạo và gửi đơn nghỉ phép

Nhân viên đăng nhập phần mềm, chọn chức năng đăng ký nghỉ phép và điền các thông tin cần thiết:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc nghỉ.
• Loại nghỉ, chẳng hạn nghỉ có lương hoặc không lương.
• Phòng ban hoặc bộ phận làm việc.
• Lý do nghỉ phép.
• Quy trình hoặc người phụ trách phê duyệt.

Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhân viên gửi đơn để người có thẩm quyền xem xét. Tùy phần mềm, các trường thông tin trong biểu mẫu có thể khác nhau.

Bước 3: Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt đơn

Người phụ trách kiểm tra thời gian nghỉ, loại nghỉ và các thông tin trong đơn trước khi quyết định phê duyệt hoặc từ chối.

Tùy quy định của doanh nghiệp, người duyệt có thể là HR, trưởng bộ phận hoặc nhiều cấp quản lý. Nếu phải qua nhiều cấp, đơn chỉ được chấp thuận sau khi hoàn tất các bước xét duyệt.

Sau khi gửi đơn, nhân viên cần theo dõi kết quả xử lý vì đơn đang chờ duyệt chưa có nghĩa là đã được chấp thuận.

Bước 4: Cập nhật quỹ phép sau khi đơn được duyệt

Sau khi đơn nghỉ phép được duyệt, phần mềm sẽ cập nhật số ngày phép đã sử dụng và còn lại nếu có chức năng tính phép tự động. Số ngày phép được trừ tùy theo loại nghỉ và chính sách của doanh nghiệp.

Bước 5: Theo dõi lịch sử nghỉ phép

Sau khi đơn được xử lý, nhân viên có thể xem lại thời gian nghỉ đã đăng ký, loại nghỉ và kết quả phê duyệt. Tùy phần mềm, HR có thể tra cứu lịch sử nghỉ phép theo nhân viên, phòng ban hoặc khoảng thời gian.

Nếu nhân viên thắc mắc về số ngày phép còn lại, HR có thể kiểm tra lại các đơn nghỉ đã được duyệt.

Cách theo dõi ngày phép và lịch sử nghỉ của nhân viên

Khi quản lý nghỉ phép, HR cần biết mỗi nhân viên còn bao nhiêu ngày phép và những đơn nghỉ nào đã được xử lý.

Theo dõi số ngày phép còn lại

Tại mục Số dư ngày phép của VIN-HRM, HR có thể xem số ngày nghỉ có lương, nghỉ không lương và số ngày phép còn lại của từng nhân viên. Hệ thống cho phép tìm kiếm theo tên, mã nhân viên hoặc lọc danh sách theo phòng ban, chi nhánh để kiểm tra thông tin.

Tra cứu lịch sử nghỉ phép

Tại mục Lịch sử nghỉ phép của VIN-HRM, HR có thể tra cứu đơn nghỉ theo thời gian, loại nghỉ, trạng thái phê duyệt, phòng ban hoặc chi nhánh. Khi dữ liệu nghỉ phép không khớp với bảng công, HR có thể xem lại các đơn đã duyệt để đối chiếu.

Những lưu ý khi quản lý nghỉ phép nhân viên

Phần mềm hỗ trợ theo dõi và xử lý đơn nghỉ phép, nhưng doanh nghiệp vẫn cần có quy định rõ ràng để tránh sai sót khi ghi nhận ngày nghỉ. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

Phân biệt các loại nghỉ phép

Nghỉ phép năm, nghỉ không hưởng lương và các chế độ nghỉ khác có cách tính riêng. Nhân viên cần chọn đúng loại nghỉ khi đăng ký, còn HR kiểm tra theo chính sách của công ty để tránh trừ nhầm số ngày phép.

Kiểm tra quy trình và kết quả phê duyệt

Mỗi công ty có quy định phê duyệt nghỉ phép riêng, có thể do HR, trưởng bộ phận hoặc nhiều cấp quản lý xử lý. Nhân viên cần kiểm tra kết quả phê duyệt trước khi nghỉ, vì đơn đã gửi thành công chưa đồng nghĩa với việc được chấp thuận.

Cập nhật khi thay đổi hoặc hủy đơn nghỉ

Nếu nhân viên đổi ngày nghỉ, rút ngắn thời gian hoặc hủy đơn đã đăng ký, HR cần cập nhật thông tin theo quy trình của công ty. Với đơn đã được duyệt, cần kiểm tra lại số dư ngày phép sau khi điều chỉnh.

Đối chiếu dữ liệu nghỉ phép với bảng công

Trước khi chốt bảng công, HR cần đối chiếu các đơn đã duyệt với số ngày nghỉ được ghi nhận. Nếu có chênh lệch, cần kiểm tra lại lịch sử đơn trước khi tính công, tính lương.

Quản lý nghỉ phép nhân viên với VIN-HRM

VIN-HRM là phần mềm quản trị nhân sự của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký, phê duyệt và theo dõi nghỉ phép. Nhân viên có thể gửi đơn ngay trên ứng dụng, còn HR quản lý các yêu cầu nghỉ phép và kiểm tra ngày phép trên phần mềm.

Đăng ký nghỉ phép trên điện thoại

Trên ứng dụng VIN-HRM, nhân viên vào mục Nghỉ phép để kiểm tra số ngày phép còn lại và tạo đơn mới. Khi đăng ký, nhân viên chọn thời gian nghỉ, phòng ban, loại nghỉ (có lương hoặc không lương), quy trình phê duyệt và nhập lý do.

Mục Chi tiết ngày nghỉ hiển thị thông tin ngày, giờ nghỉ theo khoảng thời gian đã chọn. Sau khi kiểm tra, nhân viên nhấn Lưu và Gửi duyệt để gửi yêu cầu.

Phê duyệt theo quy trình của doanh nghiệp

VIN-HRM cho phép lựa chọn quy trình phê duyệt đã được doanh nghiệp thiết lập. Tùy quy định nội bộ, đơn nghỉ phép có thể do HR, trưởng bộ phận hoặc nhiều cấp quản lý xét duyệt.

Người phụ trách có thể xem danh sách đơn, tiến độ phê duyệt và trạng thái xử lý. Đơn chỉ được chấp thuận khi hoàn tất các cấp duyệt theo quy trình áp dụng.

Tự động cập nhật quỹ phép sau khi duyệt

Ngay khi đơn được phê duyệt hoàn tất, VIN-HRM cập nhật quỹ phép theo loại nghỉ và chính sách của doanh nghiệp. Số ngày phép được trừ tùy thuộc vào loại nghỉ đã đăng ký, không mặc định mọi đơn nghỉ đều trừ vào phép năm.

Theo dõi số dư và lịch sử nghỉ phép

VIN-HRM có các mục Số dư ngày phép và Lịch sử nghỉ phép để HR kiểm tra thông tin của nhân viên. Danh sách có thể lọc theo phòng ban, chi nhánh, khoảng thời gian và trạng thái đơn nghỉ, tùy từng mục quản lý.

Lời kết

Khi quản lý nghỉ phép bằng phần mềm, doanh nghiệp cần có quy trình đăng ký, phê duyệt và theo dõi ngày phép rõ ràng. Bộ phận nhân sự cũng cần đối chiếu các đơn nghỉ đã duyệt với bảng công để tránh sai lệch khi tính lương.

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nghỉ phép có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn về giải pháp VIN-HRM.