Hợp đồng lao động điện tử từ năm 2027: Quy định và những lưu ý

Từ ngày 01/01/2027, việc ký hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các điều kiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 44/2026/NQ-CP. Doanh nghiệp đang sử dụng hoặc có kế hoạch chuyển sang hợp đồng lao động điện tử cần nắm rõ các quy định này để thực hiện ký kết đúng pháp luật.

Vậy từ năm 2027, doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không, việc ký hợp đồng cần đáp ứng những yêu cầu nào và các hợp đồng đã ký trước đó có bị ảnh hưởng? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Quy định về hợp đồng lao động điện tử từ năm 2027

Theo Nghị quyết 44/2026/NQ-CP, từ ngày 01/01/2027, việc ký hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các yêu cầu tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Nghị quyết này được ban hành nhằm tháo gỡ khó khăn cho các nhà cung cấp dịch vụ eContract chưa hoàn thành việc kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định.

Tiếp tục cung cấp dịch vụ đến hết ngày 31/12/2026

Nhà cung cấp eContract đã cung cấp dịch vụ trước ngày 01/07/2026 nhưng đến ngày này chưa hoàn thành kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được tiếp tục cung cấp dịch vụ trong thời gian chờ kết nối, đến hết ngày 31/12/2026.

Hợp đồng lao động điện tử được ký trong thời gian chuyển tiếp này vẫn có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy và được thực hiện đến hết thời hạn hợp đồng.

Việc cấp mã định danh hợp đồng (ID) được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, tương tự các hợp đồng lao động điện tử ký trước ngày 01/07/2026.

Áp dụng điều kiện ký kết từ ngày 01/01/2027

Từ ngày 01/01/2027, việc ký hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các yêu cầu tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, bao gồm chữ ký số, xác thực danh tính và hệ thống eContract.

Theo Nghị quyết 44/2026/NQ-CP, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được vận hành chính thức chậm nhất vào ngày 15/12/2026.

Doanh nghiệp có bắt buộc ký hợp đồng lao động điện tử từ năm 2027?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/01/2027.

Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà nước khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế hợp đồng bằng văn bản giấy trong hoạt động quản trị nhân sự và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan.

Như vậy, doanh nghiệp vẫn có thể ký hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Nếu lựa chọn hình thức điện tử, việc ký kết phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy khi đáp ứng các quy định liên quan.

Điều kiện ký hợp đồng lao động điện tử từ năm 2027

Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định các điều kiện đối với người lao động, người sử dụng lao động và hệ thống eContract dùng để ký hợp đồng lao động điện tử.

Xác thực thông tin của người lao động và doanh nghiệp

Người lao động cần có giấy tờ hoặc thông tin định danh hợp lệ như căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Đối với người nước ngoài, cần đáp ứng thêm yêu cầu về giấy tờ nhập cảnh theo quy định.

Đối với doanh nghiệp, cần có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương ứng, cùng giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện theo pháp luật.

Việc xác thực danh tính giúp xác định đúng các bên tham gia giao kết, hạn chế trường hợp người không có thẩm quyền hoặc sử dụng thông tin của người khác để ký hợp đồng.

Sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian

Người lao động và người sử dụng lao động phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Chữ ký số giúp xác định người ký và kiểm tra tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng, trong khi dấu thời gian ghi nhận thời điểm ký số.

Do đó, việc chèn hình ảnh chữ ký vào file PDF hoặc xác nhận nội dung qua email không đồng nghĩa với việc đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Sử dụng hệ thống eContract đáp ứng quy định

Hợp đồng lao động điện tử phải được ký thông qua hệ thống eContract đáp ứng các yêu cầu tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Hệ thống phải hỗ trợ ký số, kiểm tra chữ ký số, xác thực danh tính và ghi nhận sự đồng ý của các bên đối với nội dung hợp đồng. Bên cạnh đó, phải bảo đảm an toàn thông tin, lưu trữ và cho phép tra cứu hợp đồng đã ký.

Ngoài ra, eContract cần có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử, chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy, kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ để gắn mã định danh (ID) và hỗ trợ các báo cáo theo quy định.

Nhà cung cấp eContract cũng phải có giải pháp kiểm tra, đối chiếu thông tin định danh và sinh trắc học, đồng thời có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy đối với dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định.

Cách ký hợp đồng lao động điện tử theo quy định

Việc ký hợp đồng lao động điện tử được thực hiện trên hệ thống eContract, với các bước chính như sau:

Bước 1: Chuẩn bị nội dung hợp đồng

Doanh nghiệp tạo hợp đồng lao động điện tử với đầy đủ thông tin theo quy định, bao gồm thông tin các bên, công việc, thời hạn hợp đồng, tiền lương, thời gian làm việc và các thỏa thuận liên quan.

Trước khi gửi hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại nội dung đã thống nhất với người lao động.

Bước 2: Xác thực danh tính các bên

Hệ thống eContract thực hiện xác thực danh tính người lao động và người sử dụng lao động. Người đại diện ký hợp đồng cho doanh nghiệp phải có thẩm quyền theo quy định của pháp luật lao động.

Bước 3: Kiểm tra và ký số hợp đồng

Người lao động và người sử dụng lao động kiểm tra nội dung, xác nhận đồng ý và thực hiện ký số trên hệ thống eContract. Chữ ký số của các bên được gắn dấu thời gian theo quy định.

Bước 4: Chứng thực và gắn mã định danh hợp đồng

Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử.

Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID).

Bước 5: Lưu trữ và tra cứu hợp đồng

Sau khi hoàn tất việc ký kết, hợp đồng lao động điện tử được gửi cho các bên qua phương tiện điện tử theo thỏa thuận và lưu trữ để phục vụ việc tra cứu khi cần.

Lưu ý: Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực khi bên sau cùng ký số, chữ ký số của các bên được gắn dấu thời gian và nhà cung cấp eContract hoàn tất chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Những lưu ý cho doanh nghiệp khi triển khai

Hợp đồng đã ký trước năm 2027 có phải ký lại không?

Theo Nghị quyết 44/2026/NQ-CP, hợp đồng lao động điện tử được ký hợp lệ trong thời gian chuyển tiếp vẫn có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy và được thực hiện đến hết thời hạn hợp đồng.

Doanh nghiệp không phải ký lại các hợp đồng thuộc trường hợp này chỉ vì bước sang ngày 01/01/2027.

Kiểm tra điều kiện của nhà cung cấp eContract

Không phải phần mềm ký tài liệu trực tuyến nào cũng đáp ứng đầy đủ yêu cầu đối với hợp đồng lao động điện tử.

Trước khi lựa chọn dịch vụ, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng xác thực danh tính, ký số, chứng thực hợp đồng, bảo mật dữ liệu và kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Ngoài ra, cần xác nhận nhà cung cấp đáp ứng các điều kiện pháp lý và kỹ thuật theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Bảo đảm người ký hợp đồng có thẩm quyền

Doanh nghiệp cần xác định đúng người có thẩm quyền ký hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Việc sử dụng chữ ký số không thay thế các yêu cầu về thẩm quyền ký hợp đồng.

Kiểm tra nội dung hợp đồng trước khi ký

Các bên cần kiểm tra kỹ thông tin trong hợp đồng như loại hợp đồng, thời hạn, công việc đảm nhận, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc cùng các thỏa thuận liên quan.

Việc chuyển sang hình thức điện tử không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động theo quy định pháp luật.

Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu người lao động

Hợp đồng lao động chứa nhiều thông tin cá nhân như họ tên, số định danh, địa chỉ, tiền lương và các điều kiện làm việc.

Doanh nghiệp cần bảo mật tài khoản, phân quyền truy cập và bảo đảm dữ liệu hợp đồng không bị thay đổi trái phép. Đồng thời, cần lưu trữ hợp đồng để phục vụ việc tra cứu, quản lý nhân sự và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Lời kết

Từ ngày 01/01/2027, doanh nghiệp lựa chọn ký hợp đồng lao động điện tử cần tuân thủ đầy đủ các điều kiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đặc biệt là yêu cầu về chữ ký số, xác thực danh tính và hệ thống eContract.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát quy trình ký kết, kiểm tra điều kiện của nhà cung cấp dịch vụ và chuẩn bị các thông tin cần thiết trước khi triển khai.

Nếu đang tìm hiểu giải pháp hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn thêm.