Chữ ký số là gì? Doanh nghiệp nào bắt buộc phải sử dụng theo quy định

Chữ ký số giúp xác định ai là người ký và kiểm tra xem nội dung tài liệu có bị thay đổi sau khi ký hay không. Doanh nghiệp thường sử dụng chữ ký số để kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, làm thủ tục bảo hiểm xã hội và ký hợp đồng. Nhưng không phải giao dịch nào cũng bắt buộc phải ký số. Vậy chữ ký số là gì, có giá trị pháp lý ra sao và khi nào doanh nghiệp phải sử dụng theo quy định?

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử giúp xác định người ký và kiểm tra nội dung tài liệu sau khi ký. Khác với chữ ký viết tay, chữ ký số được tạo bằng công nghệ mã hóa và có thể kiểm tra tính hợp lệ bằng phần mềm.

Theo khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số phải đáp ứng các yêu cầu về xác định người ký, bảo vệ dữ liệu tạo chữ ký và phát hiện những thay đổi đối với tài liệu sau khi ký. Chữ ký số cũng phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số theo quy định.

Để thực hiện việc này, chữ ký số sử dụng hai khóa: khóa bí mật để tạo chữ ký và khóa công khai để kiểm tra chữ ký. Người dùng chỉ cần thực hiện các bước ký theo hướng dẫn, phần mềm sẽ tự xử lý những thao tác kỹ thuật còn lại.

Chữ ký số và chữ ký điện tử có giống nhau không?

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, nhưng không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số. Chữ ký điện tử có nhiều hình thức khác nhau, còn chữ ký số phải đáp ứng những yêu cầu riêng về công nghệ, bảo mật và chứng thư chữ ký số.

Ví dụ, khi doanh nghiệp ký số trên tờ khai thuế, hệ thống có thể kiểm tra thông tin người ký và phát hiện nếu hồ sơ bị chỉnh sửa sau khi ký. Trong khi đó, việc chèn hình ảnh chữ ký viết tay vào tài liệu không có chức năng kiểm tra này.

Chữ ký số có giá trị pháp lý như thế nào?

Chữ ký số được pháp luật công nhận khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng. Theo khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.

Khoản 3 Điều 23 của Luật này cũng quy định: Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức thì có thể sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn của cơ quan, tổ chức đó để đáp ứng yêu cầu.

Khi nhận được tài liệu đã ký số, người dùng có thể kiểm tra:

• Thông tin người ký: Xem cá nhân hoặc tổ chức nào đứng tên trên chứng thư chữ ký số.
• Nội dung tài liệu: Kiểm tra xem tài liệu có bị thay đổi sau khi ký hay không.
• Hiệu lực chữ ký: Kiểm tra chữ ký và chứng thư chữ ký số có hợp lệ hay không.

Tuy nhiên, một chữ ký số hợp lệ không có nghĩa là toàn bộ nội dung tài liệu đều hợp pháp. Với hợp đồng hoặc những hồ sơ quan trọng, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra nội dung và thẩm quyền của người ký theo quy định.

Xem thêm: Từ năm 2027, quy định về chữ ký số có gì thay đổi?

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc sử dụng chữ ký số ngay khi thành lập. Trong quá trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp vẫn cần chữ ký số để kê khai thuế, ký hóa đơn điện tử và thực hiện các thủ tục có yêu cầu.

Tùy từng công việc, pháp luật có thể yêu cầu sử dụng chữ ký số hoặc cho phép xác nhận bằng hình thức khác. Dưới đây là những trường hợp doanh nghiệp thường gặp.

1. Doanh nghiệp thực hiện giao dịch thuế điện tử

Khi kê khai thuế qua mạng, doanh nghiệp thường sử dụng chữ ký số để ký các tờ khai và hồ sơ trước khi gửi đến cơ quan thuế.

Theo Điều 10 Thông tư 89/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hồ sơ và chứng từ thuế điện tử có thể được xác nhận bằng chữ ký điện tử, mã xác thực giao dịch, sinh trắc học hoặc hình thức khác được pháp luật cho phép.

Với những hồ sơ yêu cầu ký số, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số đã đăng ký. Các hình thức xác nhận khác chỉ được sử dụng khi thủ tục và hệ thống thuế cho phép.

Những công việc thường cần ký số gồm:

• Ký và gửi tờ khai thuế điện tử.
• Ký hồ sơ khai bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin thuế.
• Ký các hồ sơ khác theo yêu cầu của thủ tục thuế.

Nhờ chữ ký số, kế toán có thể ký và gửi hồ sơ thuế trực tiếp trên hệ thống mà không phải in giấy để ký tay.

2. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Chữ ký số của người bán là một trong những nội dung thường có trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp không phải ký số trên tất cả các loại hóa đơn.

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hóa đơn điện tử thông thường cần có chữ ký số của người bán, trừ những trường hợp được miễn theo quy định. Người mua không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn, trừ khi hai bên có thỏa thuận.

Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số, theo điểm b khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Do đó, trước khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra mình đang sử dụng loại hóa đơn nào để thực hiện đúng yêu cầu về chữ ký số.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn từ máy tính tiền khác nhau thế nào?

3. Doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội điện tử

Khi làm thủ tục bảo hiểm xã hội (BHXH) qua mạng, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.

Bộ phận nhân sự thường sử dụng chữ ký số trong các công việc như:

• Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.
• Cập nhật hồ sơ khi có thay đổi về lao động.
• Điều chỉnh thông tin đóng BHXH.
• Ký và gửi hồ sơ BHXH điện tử.

Không phải thủ tục BHXH nào cũng có yêu cầu ký số giống nhau. Khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần làm theo hướng dẫn của cơ quan BHXH và phần mềm kê khai đang sử dụng.

4. Doanh nghiệp ký hợp đồng và thực hiện các giao dịch điện tử khác

Ngoài thuế, hóa đơn và BHXH, doanh nghiệp còn có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng với đối tác, phê duyệt văn bản nội bộ hoặc thực hiện một số thủ tục hành chính trực tuyến.

Với hợp đồng điện tử, các bên có thể thỏa thuận về cách ký và xác nhận giao dịch, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu sử dụng một hình thức cụ thể. Vì vậy, không phải hợp đồng điện tử nào cũng bắt buộc phải có chữ ký số.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt chữ ký số của tổ chức và chữ ký số của cá nhân. Khi ký hợp đồng hoặc hồ sơ quan trọng, cần xác định đúng người có thẩm quyền và loại chữ ký được yêu cầu.

Các hình thức chữ ký số phổ biến hiện nay

Hai hình thức thường được doanh nghiệp sử dụng là chữ ký số USB Token và chữ ký số từ xa. Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở thiết bị và cách thực hiện ký số.

Tiêu chí	Chữ ký số USB Token	Chữ ký số từ xa
Cách sử dụng	Cắm USB Token vào máy tính để ký số.	Ký qua hệ thống cung cấp dịch vụ, không cần cắm USB Token.
Thiết bị	Cần USB Token và máy tính có phần mềm tương thích.	Có thể ký bằng máy tính hoặc thiết bị di động được hỗ trợ.
Tính linh hoạt	Thường phải có USB Token khi ký.	Có thể ký ở nhiều địa điểm khi có kết nối và xác thực hợp lệ.
Trường hợp phù hợp	Kế toán, nhân viên thường xuyên ký hồ sơ tại văn phòng.	Người quản lý thường xuyên di chuyển hoặc cần ký tài liệu từ xa.

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên kiểm tra hình thức ký số đó có sử dụng được với phần mềm thuế, hóa đơn điện tử, BHXH và những hệ thống đang dùng hay không.

Tìm hiểu thêm: Giải pháp chữ ký số USB Token và chữ ký số từ xa ONE-CA.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi đăng ký chữ ký số?

Trước khi đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp nên xem xét công việc cần ký, người sử dụng và thời hạn đăng ký. Một số điểm cần lưu ý gồm:

Xác định nhu cầu sử dụng

Nếu thường xuyên ký tờ khai thuế hoặc hồ sơ trên máy tính tại văn phòng, doanh nghiệp có thể cân nhắc USB Token. Với người quản lý cần ký tài liệu khi đi công tác, chữ ký số từ xa có thể phù hợp hơn.

Chuẩn bị thông tin đăng ký

Doanh nghiệp thường cần cung cấp tên đơn vị, mã số thuế, thông tin người đại diện và giấy tờ xác minh theo yêu cầu của nhà cung cấp. Tùy loại chữ ký số và cách đăng ký, hồ sơ cần chuẩn bị có thể khác nhau.

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp nên đăng ký tại tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép. Ngoài chi phí đăng ký và gia hạn, cũng cần tìm hiểu khả năng sử dụng với các phần mềm hiện có và dịch vụ hỗ trợ khi gặp sự cố.

Quản lý và bảo vệ chữ ký số

Chữ ký số có thể được dùng để ký hợp đồng, hồ sơ thuế và nhiều tài liệu quan trọng. Doanh nghiệp cần giao cho người có trách nhiệm quản lý, không chia sẻ mật khẩu hoặc mã PIN tùy tiện và chỉ sử dụng chữ ký số để ký những tài liệu đã được kiểm tra, phê duyệt.

Theo dõi thời hạn chứng thư chữ ký số

Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm. Doanh nghiệp có thể đăng ký thời hạn ngắn hơn tùy theo gói dịch vụ.

Nên kiểm tra ngày hết hạn và thực hiện gia hạn trước thời điểm đó để không bị gián đoạn khi cần ký, gửi hồ sơ điện tử.

Xem thêm: Hướng dẫn gia hạn chữ ký số online: Hồ sơ và quy trình thực hiện

Lời kết

Chữ ký số được sử dụng trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp, từ kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử đến ký hợp đồng và làm thủ tục BHXH. Tuy nhiên, yêu cầu ký số không giống nhau ở tất cả các giao dịch. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định áp dụng và lựa chọn hình thức ký phù hợp với công việc của mình.

VISNAM hiện cung cấp giải pháp chữ ký số ONE-CA dành cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Nếu bạn cần đăng ký mới, gia hạn chữ ký số hoặc chưa biết nên lựa chọn USB Token hay chữ ký số từ xa, hãy liên hệ VISNAM để được tư vấn và hướng dẫn.