Chữ ký số USB Token là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng?

Chữ ký số USB Token đã được sử dụng nhiều năm trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp như kê khai thuế, ký hóa đơn điện tử, thực hiện hồ sơ bảo hiểm xã hội hoặc ký tài liệu trực tuyến. Người dùng thường gọi ngắn gọn là “chữ ký số Token”, nhưng chữ ký số và USB Token thực tế không phải là một khái niệm.

Chữ ký số là phương thức xác thực điện tử được tạo bằng công nghệ mật mã, còn USB Token là thiết bị vật lý có thể được sử dụng để lưu trữ và sử dụng thông tin phục vụ quá trình ký số. Hiện nay, ngoài USB Token còn có các hình thức ký số khác như chữ ký số từ xa, nên doanh nghiệp không nhất thiết phải phụ thuộc vào một thiết bị USB trong mọi trường hợp.

Bài viết dưới đây tập trung giải thích chữ ký số USB Token là gì, cách hoạt động, những trường hợp doanh nghiệp thường sử dụng và các lưu ý cần biết trước khi lựa chọn.

1. Chữ ký số USB Token là gì?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật được dùng để ký số, còn khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký.

Chữ ký số giúp xác nhận chủ thể ký, kiểm tra tính toàn vẹn của nội dung và phát hiện những thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký.

Bạn có thể xem đầy đủ Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

USB Token là thiết bị vật lý thường có hình dạng gần giống USB. Khi sử dụng hình thức này, người dùng kết nối Token với máy tính và xác thực bằng mã PIN để thực hiện thao tác ký trên hệ thống hoặc phần mềm hỗ trợ.

Điểm cần phân biệt là:

• Chữ ký số là phương thức ký và xác thực điện tử;
• Chứng thư chữ ký số chứa các thông tin dùng để xác nhận chủ thể được cấp;
• USB Token là một phương thức thiết bị được sử dụng trong quá trình ký số.

Nói cách khác, gọi “chữ ký số Token” vẫn dễ hiểu trong giao tiếp thông thường, nhưng không nên hiểu rằng mọi chữ ký số đều bắt buộc phải sử dụng USB Token.

Nếu cần tìm hiểu sâu hơn về định nghĩa và giá trị pháp lý của chữ ký số, bạn có thể xem bài Chữ ký số là gì? Tính pháp lý của chữ ký số.

2. Chữ ký số USB Token hoạt động như thế nào?

Khi ký bằng USB Token, người dùng thường thao tác theo một quy trình gồm thiết bị Token, phần mềm ký số và hệ thống tiếp nhận giao dịch.

Quá trình có thể hình dung theo các bước:

1. Kết nối USB Token với máy tính;
2. Mở hệ thống hoặc tài liệu cần ký;
3. Chọn chứng thư chữ ký số phù hợp;
4. Nhập mã PIN của Token để xác nhận thao tác;
5. Phần mềm thực hiện ký số lên dữ liệu hoặc tài liệu;
6. Hệ thống tiếp nhận có thể kiểm tra chữ ký và hiệu lực của chứng thư chữ ký số.

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, phần mềm ký số phải có chức năng xác thực chủ thể ký, kiểm tra hiệu lực của chứng thư chữ ký số và thông báo cho người dùng biết việc ký số thành công hay không.

Quy định hiện hành về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy có thể tham khảo tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP.

3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng USB Token không?

Không nên hiểu theo hướng mọi doanh nghiệp vừa thành lập đều bắt buộc phải sở hữu một USB Token.

Pháp luật hiện hành quy định về chữ ký điện tử, chữ ký số, chứng thư chữ ký số và điều kiện sử dụng trong từng loại giao dịch. Hình thức triển khai cụ thể có thể là USB Token hoặc một phương thức ký số phù hợp khác, tùy hệ thống và nghiệp vụ mà doanh nghiệp đang thực hiện.

Claim cũ cho rằng doanh nghiệp “ngay sau khi có giấy phép kinh doanh phải có Token để khai và nộp lệ phí môn bài” cũng không còn phù hợp với quy định hiện tại. Từ ngày 01/01/2026, người nộp thuế không phải nộp lệ phí môn bài đối với năm 2026 và các năm tiếp theo.

Thông tin này đã được cơ quan nhà nước hướng dẫn tại quy định về lệ phí môn bài từ năm 2026.

Điều doanh nghiệp cần xác định không phải là “có bắt buộc mua USB Token hay không”, mà là nghiệp vụ điện tử đang thực hiện yêu cầu hình thức xác thực và ký như thế nào.

4. Doanh nghiệp thường sử dụng chữ ký số trong những công việc nào?

Chữ ký số xuất hiện trong nhiều quy trình điện tử của doanh nghiệp. Mỗi lĩnh vực có quy định và hệ thống thực hiện riêng.

4.1. Giao dịch thuế điện tử

Doanh nghiệp thực hiện ngày càng nhiều thủ tục thuế trên môi trường điện tử. Trong các giao dịch yêu cầu ký điện tử, chữ ký số được sử dụng để xác nhận hồ sơ và chủ thể thực hiện giao dịch.

Từ ngày 01/07/2026, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 tiếp tục đặt hoạt động quản lý thuế trong môi trường số, bao gồm việc gửi, nhận và sử dụng dữ liệu, chứng từ điện tử.

4.2. Hóa đơn điện tử

Chữ ký số cũng được sử dụng trong quy trình lập và xử lý hóa đơn điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP hiện quy định nội dung hóa đơn điện tử có thông tin về chữ ký của người bán và thời điểm ký số, đồng thời có các trường hợp cụ thể được áp dụng theo quy định riêng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy định hiện hành tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

4.3. Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử

Khi thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, cơ quan, tổ chức và cá nhân cần đáp ứng điều kiện xác thực theo quy định. Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định người thực hiện giao dịch điện tử có thể sử dụng chứng thư chữ ký số còn hiệu lực hoặc chữ ký điện tử khác theo pháp luật.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên thực hiện báo tăng, báo giảm hoặc các hồ sơ BHXH điện tử, chữ ký số sẽ là một phần trong quy trình xác nhận và gửi hồ sơ.

4.4. Ký tài liệu và hợp đồng điện tử

Chữ ký số còn được sử dụng để ký hợp đồng, văn bản và các tài liệu điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số đáp ứng các điều kiện luật định có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trong văn bản giấy. Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan hoặc tổ chức xác nhận, yêu cầu đó có thể được đáp ứng bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

5. USB Token khác chữ ký số từ xa như thế nào?

USB Token không còn là lựa chọn duy nhất khi doanh nghiệp cần ký số. Chữ ký số từ xa cho phép thực hiện thao tác ký mà không cần cắm thiết bị USB vào máy tính.

Chữ ký số USB Token

• Sử dụng thiết bị vật lý;
• Người ký cần có Token khi thực hiện thao tác;
• Thường thao tác trên máy tính đã cài phần mềm hoặc driver tương ứng;
• Phù hợp với những quy trình và hệ thống đang hỗ trợ ký bằng Token.

Chữ ký số từ xa

• Không phụ thuộc vào USB Token vật lý;
• Quá trình ký được thực hiện thông qua nền tảng hỗ trợ ký số từ xa;
• Có thể thuận tiện hơn khi người dùng thường xuyên di chuyển hoặc cần ký trên nhiều thiết bị;
• Việc sử dụng vẫn phải đáp ứng yêu cầu về chứng thư chữ ký số, xác thực và quy định của hệ thống giao dịch.

Lựa chọn giữa Token và ký số từ xa nên dựa vào hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng, tần suất ký, người được giao quyền ký và nhu cầu làm việc thực tế.

Bạn có thể xem thêm bài Chữ ký số từ xa là gì? để hiểu rõ hơn về hình thức không sử dụng USB Token.

6. Cách sử dụng chữ ký số USB Token cơ bản

Cách thao tác có thể khác nhau giữa từng nhà cung cấp và hệ thống giao dịch, nhưng quy trình sử dụng thường gồm các bước cơ bản sau.

6.1. Cài đặt phần mềm cần thiết

Ở lần sử dụng đầu tiên, người dùng có thể cần cài driver hoặc phần mềm quản lý Token theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp.

Nếu ký trên cổng dịch vụ công hoặc một hệ thống chuyên ngành, máy tính cũng có thể cần thêm ứng dụng hỗ trợ ký theo yêu cầu của hệ thống đó.

6.2. Kết nối USB Token

Cắm Token vào máy tính và kiểm tra thiết bị đã được nhận. Không nên tiếp tục ký nếu phần mềm không nhận đúng chứng thư hoặc hiển thị thông tin bất thường.

6.3. Kiểm tra chứng thư chữ ký số

Trước khi ký, nên kiểm tra tên chủ thể, thời hạn hiệu lực và chứng thư đang được lựa chọn. Doanh nghiệp có nhiều chứng thư cần đặc biệt chú ý bước này để tránh dùng nhầm chữ ký.

6.4. Nhập mã PIN và thực hiện ký

Khi hệ thống yêu cầu xác nhận, người có quyền sử dụng Token nhập mã PIN và hoàn tất thao tác ký.

Sau khi ký, nên kiểm tra trạng thái trả về của hệ thống thay vì mặc định rằng tài liệu đã được xử lý chỉ vì thao tác nhập PIN hoàn tất.

7. Những lưu ý khi sử dụng USB Token

USB Token gắn trực tiếp với hoạt động ký số của cá nhân hoặc tổ chức được cấp chứng thư. Việc quản lý thiết bị và mã PIN cần được thực hiện cẩn thận.

• Không chia sẻ mã PIN: chỉ người được phân quyền sử dụng nên biết thông tin xác thực cần thiết;
• Không giao Token tùy tiện: việc người khác có cả thiết bị và mã PIN có thể tạo ra rủi ro trong quá trình ký;
• Kiểm tra thời hạn chứng thư: chứng thư hết hiệu lực có thể làm gián đoạn công việc vào thời điểm cần ký hồ sơ;
• Sử dụng phần mềm từ nguồn chính thức: tránh cài driver hoặc công cụ ký từ nguồn không rõ ràng;
• Kiểm tra nội dung trước khi ký: chữ ký số xác nhận sự chấp thuận đối với nội dung được ký, nên người dùng cần đọc và kiểm tra tài liệu trước khi xác nhận;
• Xử lý ngay khi mất thiết bị: nếu Token bị thất lạc hoặc có dấu hiệu bị sử dụng trái phép, cần liên hệ đơn vị cung cấp để được hướng dẫn xử lý chứng thư.

8. Khi nào nên chọn USB Token, khi nào nên cân nhắc ký số từ xa?

USB Token vẫn phù hợp khi doanh nghiệp chủ yếu ký trên một số máy tính cố định, hệ thống đang vận hành ổn định với Token và số người được giao quyền ký không nhiều.

Với doanh nghiệp có người ký thường xuyên di chuyển, cần xử lý tài liệu ngoài văn phòng hoặc muốn giảm phụ thuộc vào thiết bị vật lý, chữ ký số từ xa là một phương án có thể tìm hiểu thêm.

Trước khi lựa chọn, nên kiểm tra:

• Hệ thống thuế, hóa đơn, BHXH hoặc phần mềm chuyên ngành doanh nghiệp đang sử dụng hỗ trợ hình thức ký nào;
• Ai là người được phân quyền ký;
• Tần suất ký trong ngày hoặc trong tháng;
• Có cần ký từ nhiều địa điểm hoặc thiết bị khác nhau hay không;
• Chi phí cấp mới, gia hạn và phương thức hỗ trợ của nhà cung cấp.

9. Tham khảo chữ ký số ONE-CA cho doanh nghiệp

VISNAM hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số ONE-CA cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp. Khi lựa chọn dịch vụ, doanh nghiệp nên xác định trước nhu cầu sử dụng USB Token hay phương thức ký khác, đồng thời kiểm tra khả năng tương thích với hệ thống đang dùng.

Bạn có thể xem thêm thông tin chữ ký số ONE-CA hoặc tham khảo bảng giá chữ ký số ONE-CA trước khi đăng ký.

10. Lời kết

Chữ ký số USB Token là một phương thức quen thuộc để doanh nghiệp thực hiện ký số trong các giao dịch điện tử. Token đóng vai trò thiết bị phục vụ quá trình ký, còn chữ ký số là cơ chế xác thực điện tử được pháp luật quy định độc lập với hình thức thiết bị.

Doanh nghiệp cũng không nên hiểu rằng cứ thành lập công ty là bắt buộc phải mua USB Token. Nhu cầu sử dụng chữ ký số cần được xác định theo từng nghiệp vụ, hệ thống giao dịch và hình thức ký được hỗ trợ.

Nếu đang cân nhắc giữa USB Token và các hình thức ký số khác, bạn có thể liên hệ VISNAM để kiểm tra phương án phù hợp với những hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng.

Lưu ý: Quy định về giao dịch điện tử, thuế, hóa đơn và các thủ tục chuyên ngành có thể được cập nhật theo từng thời kỳ. Khi thực hiện một nghiệp vụ cụ thể, doanh nghiệp nên kiểm tra quy định và hướng dẫn đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.