Chữ ký số cho doanh nghiệp: Dùng trong trường hợp nào?

Chữ ký số xuất hiện trong nhiều công việc quen thuộc của doanh nghiệp như kê khai thuế, xử lý hóa đơn điện tử, thực hiện hồ sơ bảo hiểm xã hội, khai báo hải quan hoặc ký tài liệu trực tuyến. Khi các thủ tục được chuyển lên môi trường điện tử, việc xác nhận đúng người ký và bảo đảm nội dung không bị thay đổi sau khi ký trở nên đặc biệt quan trọng.

Dù được sử dụng khá phổ biến, chữ ký số không phải lúc nào cũng được áp dụng theo cùng một cách. Doanh nghiệp có thể ký bằng USB Token, sử dụng chữ ký số từ xa hoặc lựa chọn hình thức phù hợp với hệ thống đang vận hành.

Câu hỏi cần quan tâm không chỉ là “có phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc mua chữ ký số hay không”, mà còn là chữ ký số được sử dụng trong trường hợp nào, hình thức ký nào phù hợp và cần kiểm tra những gì trước khi đăng ký.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo bằng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký số, còn khóa công khai giúp kiểm tra chữ ký đã được tạo.

Hiểu đơn giản, chữ ký số giúp xác nhận chủ thể thực hiện thao tác ký và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Nếu nội dung bị thay đổi, quá trình kiểm tra chữ ký có thể phát hiện sự thay đổi đó.

Chữ ký số không phải là hình ảnh chữ ký tay được chèn vào file PDF hay Word. Phía sau thao tác ký là cơ chế mật mã và chứng thư chữ ký số dùng để xác nhận thông tin của chủ thể được cấp.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng. Bạn có thể tham khảo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 để xem quy định đầy đủ.

Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về cấu trúc, nguyên lý hoạt động và giá trị pháp lý, bạn có thể xem bài Chữ ký số là gì? Tính pháp lý của chữ ký số.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?

Không nên hiểu rằng cứ thành lập doanh nghiệp là mặc định phải mua một loại chữ ký số cụ thể ngay lập tức.

Nhu cầu sử dụng chữ ký số phát sinh từ những giao dịch và thủ tục doanh nghiệp thực hiện. Khi một hệ thống điện tử yêu cầu hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu phải được ký số, doanh nghiệp cần có hình thức ký đáp ứng yêu cầu của hệ thống đó.

Trong thực tế, nhu cầu này xuất hiện khá sớm vì doanh nghiệp thường phải làm việc với nhiều hệ thống điện tử liên quan đến thuế, hóa đơn, bảo hiểm xã hội, hải quan hoặc các giao dịch nội bộ và thương mại.

Cũng cần phân biệt giữa việc phải thực hiện một giao dịch điện tử có ký số và việc bắt buộc phải sử dụng USB Token. USB Token chỉ là một hình thức triển khai. Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức ký khác nếu nghiệp vụ, hệ thống và dịch vụ đang dùng có hỗ trợ.

Nghị định 23/2025/NĐ-CP hiện quy định về chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký số và dịch vụ tin cậy. Doanh nghiệp có thể tham khảo Nghị định 23/2025/NĐ-CP khi cần kiểm tra quy định pháp lý hiện hành.

3. Doanh nghiệp thường sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?

Chữ ký số có thể xuất hiện ở nhiều quy trình khác nhau. Phạm vi sử dụng phụ thuộc vào hoạt động của doanh nghiệp và yêu cầu của từng hệ thống.

3.1. Kê khai và giao dịch thuế điện tử

Khi thực hiện các thủ tục thuế trên môi trường điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để xác nhận hồ sơ trước khi gửi đến cơ quan thuế.

Các nghiệp vụ phát sinh tùy theo hoạt động và nghĩa vụ thuế của từng đơn vị. Người thực hiện nên kiểm tra đúng tài khoản, chứng thư đang sử dụng và trạng thái hồ sơ sau khi gửi thay vì chỉ dừng lại ở thao tác ký.

3.2. Hóa đơn điện tử

Chữ ký số cũng được sử dụng trong quy trình lập và xử lý hóa đơn điện tử. Quy định về nội dung hóa đơn, chữ ký và thời điểm ký cần được áp dụng theo loại hóa đơn và trường hợp cụ thể.

Không nên diễn giải thành “mọi hóa đơn đều phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua”. Theo quy định hiện hành, chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng bắt buộc.

3.3. Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử

Doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều hồ sơ BHXH bằng hình thức điện tử như báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin hoặc các hồ sơ liên quan đến chế độ của người lao động.

Với những giao dịch yêu cầu ký điện tử, chữ ký số được sử dụng trong bước xác nhận và gửi hồ sơ trên hệ thống.

Nếu cần tìm hiểu kỹ hơn về quy trình này, bạn có thể xem bài những lưu ý khi kê khai BHXH bằng phần mềm.

3.4. Hải quan điện tử

Doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu thường làm việc với hệ thống hải quan điện tử. Chữ ký số được sử dụng trong những nghiệp vụ yêu cầu xác nhận hồ sơ và chủ thể thực hiện giao dịch.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khả năng tương thích của chữ ký số với phần mềm và hệ thống hải quan đang sử dụng để tránh phát sinh lỗi vào thời điểm cần khai báo.

3.5. Ký hợp đồng và tài liệu điện tử

Ngoài các thủ tục với cơ quan nhà nước, chữ ký số còn có thể được sử dụng để ký hợp đồng, biên bản, văn bản hoặc tài liệu giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Cách triển khai phụ thuộc vào quy trình ký của các bên. Có doanh nghiệp chỉ cần một người ký trên máy tính cố định, trong khi đơn vị khác cần nhiều người ký ở nhiều địa điểm hoặc tích hợp ký số trực tiếp vào hệ thống quản lý.

4. Doanh nghiệp có thể sử dụng những hình thức chữ ký số nào?

Hai hình thức người dùng thường gặp là ký bằng USB Token và ký số từ xa. Mỗi hình thức phù hợp với một cách làm việc khác nhau.

4.1. Chữ ký số USB Token

USB Token là thiết bị vật lý dùng để lưu giữ khóa bí mật và hỗ trợ thực hiện thao tác ký số. Khi cần ký, người dùng thường kết nối Token với máy tính, chọn chứng thư phù hợp và nhập mã PIN để xác nhận.

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số người ký không nhiều, chủ yếu thực hiện công việc trên một số máy tính cố định và các hệ thống đang sử dụng hỗ trợ Token ổn định.

Một số điểm cần lưu ý:

• Cần quản lý thiết bị và mã PIN cẩn thận;
• Máy tính có thể cần cài driver hoặc phần mềm hỗ trợ;
• Người ký cần có thiết bị khi thực hiện thao tác;
• Nên kiểm tra thời hạn chứng thư trước các kỳ kê khai quan trọng.

Bạn có thể xem thêm bài chữ ký số USB Token là gì và cách sử dụng.

4.2. Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa cho phép người dùng thực hiện thao tác ký mà không cần cắm USB Token trực tiếp vào máy tính. Khóa bí mật được quản lý trong hệ thống ký số từ xa và người ký xác thực theo cơ chế của dịch vụ trước khi thực hiện giao dịch.

Hình thức này đáng cân nhắc khi người ký thường xuyên di chuyển, cần xử lý tài liệu ngoài văn phòng hoặc doanh nghiệp muốn tích hợp ký số vào quy trình phần mềm.

HSM và chữ ký số từ xa không nên được dùng như hai cách gọi hoàn toàn đồng nghĩa. HSM là phần cứng bảo mật có thể được sử dụng trong hạ tầng lưu giữ và xử lý khóa mật mã, còn chữ ký số từ xa mô tả cách người dùng thực hiện ký mà không trực tiếp giữ một USB Token tại thiết bị đang thao tác.

Nếu cần tìm hiểu riêng về hình thức này, bạn có thể xem bài chữ ký số từ xa là gì?.

5. Nên chọn USB Token hay chữ ký số từ xa?

Không có một hình thức phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Cách chọn nên bắt đầu từ quy trình thực tế thay vì chỉ so sánh tính năng.

USB Token phù hợp khi

• Người ký chủ yếu làm việc tại văn phòng;
• Số người có quyền ký không nhiều;
• Tần suất ký ở mức vừa phải;
• Các hệ thống đang sử dụng đã vận hành ổn định với Token;
• Doanh nghiệp chưa có nhu cầu tích hợp ký tự động vào phần mềm nội bộ.

Chữ ký số từ xa đáng cân nhắc khi

• Người ký thường xuyên làm việc ngoài văn phòng;
• Cần ký trên nhiều thiết bị hoặc tại nhiều địa điểm;
• Doanh nghiệp có quy trình phê duyệt với nhiều người tham gia;
• Tần suất ký cao;
• Cần tích hợp hoạt động ký số với phần mềm hoặc hệ thống quản trị.

Trước khi đăng ký, doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra hệ thống thuế, hóa đơn, BHXH, hải quan hoặc phần mềm chuyên ngành mình đang dùng có hỗ trợ hình thức ký dự kiến hay không.

6. Chữ ký số mang lại lợi ích gì trong hoạt động doanh nghiệp?

Giá trị của chữ ký số không chỉ nằm ở việc đáp ứng yêu cầu của một thủ tục điện tử. Khi được đưa vào đúng quy trình, chữ ký số còn giúp doanh nghiệp xử lý tài liệu thuận tiện hơn.

• Giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy: nhiều tài liệu có thể được lập, ký và gửi ngay trên môi trường điện tử;
• Rút ngắn thời gian xử lý: người ký không nhất thiết phải chờ tài liệu được in, chuyển đến và chuyển lại sau khi ký;
• Dễ kiểm tra tính toàn vẹn: chữ ký số hỗ trợ phát hiện sự thay đổi đối với dữ liệu sau thời điểm ký;
• Hỗ trợ quy trình làm việc từ xa: đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng hình thức ký phù hợp với nhiều thiết bị và địa điểm;
• Dễ xây dựng quy trình số: chữ ký có thể trở thành một bước trong luồng phê duyệt hóa đơn, hợp đồng hoặc hồ sơ điện tử.

Hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp phân quyền, quản lý chứng thư và kết nối chữ ký số với những phần mềm đang sử dụng.

7. Những lưu ý khi quản lý và sử dụng chữ ký số

Chữ ký số gắn với danh tính và quyền thực hiện giao dịch của chủ thể được cấp. Việc quản lý thiết bị, tài khoản và quyền ký cần được xem như một phần của quy trình kiểm soát nội bộ.

• Kiểm tra thời hạn chứng thư: tránh để chứng thư hết hiệu lực đúng thời điểm cần nộp hồ sơ hoặc ký tài liệu;
• Không chia sẻ mã PIN hoặc thông tin xác thực: chỉ người được phân quyền mới nên được thực hiện thao tác ký;
• Kiểm tra đúng chứng thư trước khi ký: đặc biệt khi một máy tính hoặc tài khoản quản lý nhiều chứng thư;
• Đọc nội dung trước khi xác nhận: không ký chỉ vì hệ thống đã hiển thị nút xác nhận;
• Xử lý sớm khi thiết bị bị mất hoặc có dấu hiệu lộ thông tin: liên hệ đơn vị cung cấp để được hướng dẫn tạm dừng, thu hồi hoặc cấp lại khi cần;
• Kiểm tra khả năng tương thích: trước khi thay đổi từ Token sang ký từ xa hoặc ngược lại.

8. Tham khảo chữ ký số ONE-CA cho doanh nghiệp

VISNAM hiện cung cấp chữ ký số ONE-CA phục vụ nhu cầu ký số của doanh nghiệp và các đối tượng có nhu cầu giao dịch điện tử.

Trước khi lựa chọn gói dịch vụ, doanh nghiệp nên xác định rõ:

• Đang cần ký trên những hệ thống nào;
• Số người được phân quyền ký;
• Tần suất sử dụng;
• Nhu cầu sử dụng Token hay ký từ xa;
• Thời hạn chứng thư cần đăng ký;
• Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng.

Bạn có thể xem thêm thông tin chữ ký số ONE-CA hoặc tham khảo bảng giá ONE-CA để lựa chọn theo nhu cầu thực tế.

9. Lời kết

Chữ ký số là một phần quan trọng trong nhiều giao dịch điện tử của doanh nghiệp, từ thuế, hóa đơn và bảo hiểm xã hội đến hải quan, hợp đồng và các tài liệu nội bộ.

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “có bắt buộc mua USB Token hay không”. Cách tiếp cận phù hợp hơn là xác định những nghiệp vụ đang thực hiện, hệ thống yêu cầu hình thức ký nào và ai sẽ là người được phân quyền ký. Từ đó mới lựa chọn USB Token, chữ ký số từ xa hoặc phương án phù hợp với cách vận hành thực tế.

Nếu đang cần lựa chọn chữ ký số cho doanh nghiệp và chưa rõ hình thức nào phù hợp với các hệ thống hiện tại, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn.

Lưu ý: Yêu cầu về chữ ký số có thể khác nhau theo từng loại giao dịch và quy định áp dụng tại từng thời điểm. Khi thực hiện một thủ tục cụ thể, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan quản lý hoặc hệ thống tiếp nhận hồ sơ đang sử dụng.