Từ 1/1/2027, bệnh viện không sử dụng hồ sơ bệnh án giấy: Cần chuẩn bị gì?

Ngày 1/1/2027 là thời điểm các bệnh viện công lập và tư nhân không còn sử dụng hồ sơ bệnh án giấy. Với bệnh viện, thay đổi này liên quan trực tiếp đến hệ thống đang dùng, dữ liệu, ký và xác nhận điện tử, khả năng kết nối giữa các phần mềm cũng như cách xử lý hồ sơ trong khám chữa bệnh.

Chuẩn bị cho hồ sơ bệnh án điện tử 2027 không dừng ở việc đưa hồ sơ giấy lên phần mềm. Ngay từ đầu, bệnh viện đã phải tính đến cách tạo hồ sơ, cập nhật thông tin, ký xác nhận, lưu trữ và tra cứu.

Quy định về việc không sử dụng hồ sơ bệnh án giấy

Ngày 7/4/2026, Bộ Y tế ban hành Chỉ thị 04/CT-BYT về việc đẩy mạnh triển khai hồ sơ bệnh án điện tử tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.

Theo Chỉ thị, Bộ Y tế yêu cầu các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh rà soát hiện trạng, xây dựng kế hoạch và bổ sung nguồn lực để hoàn thành triển khai hồ sơ bệnh án điện tử chậm nhất vào ngày 31/12/2026. Từ ngày 1/1/2027, các bệnh viện công lập và tư nhân không sử dụng hồ sơ bệnh án giấy. 

Trước đó, Quyết định 586/QĐ-BYT ngày 9/3/2026 đã phê duyệt Kế hoạch triển khai hồ sơ bệnh án điện tử tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên toàn quốc năm 2026.

Không sử dụng hồ sơ bệnh án giấy cần hiểu như thế nào?

Không sử dụng hồ sơ bệnh án giấy không đơn giản là chuyển các biểu mẫu giấy thành file điện tử. Hồ sơ bệnh án được tạo lập, cập nhật, ký hoặc xác nhận, lưu trữ và tra cứu trên môi trường điện tử theo quy định.

Điều đó cũng không có nghĩa toàn bộ hồ sơ giấy đã lập trước đây phải chuyển ngay sang điện tử. Thông tư 13/2025/TT-BYT có quy định chuyển tiếp đối với các hồ sơ được lập trước thời điểm Thông tư có hiệu lực.

Với hồ sơ phát sinh mới, các bước từ tạo hồ sơ, cập nhật thông tin đến ký, lưu trữ và tra cứu phải có thể thực hiện trên hệ thống điện tử.

Bệnh viện cần chuẩn bị gì để chuyển sang hồ sơ bệnh án điện tử

1. Rà soát hệ thống đang sử dụng

Trước hết, bệnh viện cần rà soát các hệ thống hiện có như HIS, EMR và những phần mềm đang được sử dụng trong khám, điều trị, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh hoặc lưu trữ dữ liệu.

Qua đó có thể biết hệ thống nào vẫn đáp ứng nhu cầu, phần nào phải nâng cấp và phần nào còn thiếu để quản lý hồ sơ bệnh án điện tử.

2. Chuẩn bị dữ liệu và biểu mẫu điện tử

Hồ sơ bệnh án có nhiều thông tin phát sinh trong lúc khám, chẩn đoán, điều trị và chăm sóc người bệnh. Khi chuyển sang môi trường điện tử, dữ liệu và biểu mẫu cần được sắp xếp rõ ràng để thuận tiện khi cập nhật và tra cứu.

Đồng thời, các phần mềm cần có khả năng trao đổi dữ liệu với nhau để hạn chế tình trạng cùng một thông tin phải nhập lại ở nhiều nơi.

3. Chuẩn bị hình thức ký và xác nhận điện tử

Khi hồ sơ được xử lý trên môi trường điện tử, các bước ký và xác nhận cũng được thực hiện ngay trên hệ thống. Bệnh viện cần xác định rõ tài liệu nào cần ký, ai là người thực hiện và hình thức ký hoặc xác nhận phù hợp với từng loại tài liệu.

Nếu cần tìm hiểu kỹ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết Ký số hồ sơ bệnh án là gì? Quy trình thực hiện và giá trị pháp lý.

4. Kết nối các hệ thống liên quan

Thông tin khám chữa bệnh thường phát sinh ở nhiều phần mềm khác nhau. Nếu các hệ thống không trao đổi được dữ liệu, nhân viên y tế vẫn có thể phải nhập lại thông tin hoặc chuyển dữ liệu thủ công.

Ngay từ đầu, bệnh viện nên xác định thông tin phát sinh ở hệ thống nào, được chuyển sang đâu và lưu trữ ở đâu. Việc xác định rõ cách thông tin được chuyển giữa các hệ thống cũng giúp hạn chế tình trạng dữ liệu bị tách rời của các bộ phận.

5. Quản lý quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu

Hồ sơ bệnh án chứa thông tin về sức khỏe và việc điều trị của người bệnh. Quyền xem, cập nhật, ký hoặc xác nhận nội dung cần được phân theo đúng vai trò của từng người sử dụng.

Ngoài phân quyền, bệnh viện cũng cần có phương án sao lưu và phục hồi dữ liệu để hạn chế ảnh hưởng khi xảy ra sự cố.

6. Kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng

Trước khi chuyển hoàn toàn sang hồ sơ điện tử, bệnh viện nên kiểm tra lại các bước từ tiếp nhận người bệnh, tạo hồ sơ, cập nhật thông tin, ký xác nhận đến lưu trữ và tra cứu.

Qua lần kiểm tra này, những khâu còn phải làm thủ công, dữ liệu chưa chuyển đúng giữa các hệ thống hoặc quyền truy cập chưa phù hợp sẽ dễ được phát hiện và điều chỉnh hơn.

Bệnh viện đã có HIS có cần thay hệ thống không?

Có HIS không đồng nghĩa với việc bệnh viện phải thay toàn bộ hệ thống để triển khai hồ sơ bệnh án điện tử.

HIS có thể đang phục vụ các công việc như tiếp nhận, viện phí, quản lý khám chữa bệnh hoặc kết nối bảo hiểm y tế. Trong khi đó, hồ sơ bệnh án điện tử còn có các yêu cầu về dữ liệu chuyên môn, ký và xác nhận điện tử, lưu trữ, quyền truy cập và trao đổi dữ liệu với những phần mềm khác.

Bệnh viện có thể rà soát phần nào hệ thống hiện tại đã đáp ứng, phần nào còn thiếu rồi lựa chọn nâng cấp, bổ sung hoặc tích hợp thêm giải pháp phù hợp.

OneCare hỗ trợ bệnh viện ra sao?

OneCare là nền tảng y tế số do VISNAM phát triển. OneCare có thể tích hợp với hệ thống HIS/EMR đang sử dụng tại bệnh viện để tiếp nhận và xử lý các tài liệu cần ký.

Với tài liệu cần người bệnh xác nhận, HIS hoặc EMR chuyển tài liệu sang OneCare để người bệnh thực hiện ký số. Sau khi hoàn tất, kết quả ký được trả về EMR để tiếp tục lưu trữ và quản lý cùng hồ sơ.

Phạm vi tích hợp sẽ phụ thuộc vào HIS/EMR đang sử dụng, loại tài liệu cần ký và cách bệnh viện đang xử lý hồ sơ. Các nội dung này được khảo sát và thống nhất trước khi triển khai.

Lời kết

Bệnh viện cần rà soát hệ thống đang sử dụng, những phần còn thiếu và khả năng kết nối giữa các phần mềm để chuẩn bị cho hồ sơ bệnh án điện tử 2027.

Nếu bệnh viện đang sử dụng HIS/EMR và muốn tìm hiểu khả năng tích hợp OneCare vào hệ thống hiện tại, có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn dựa trên hệ thống và cách vận hành của đơn vị.