Công ty Cổ phần Thương mại Visnam

Việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính - kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các sai sót không đáng có, doanh nghiệp cần nắm rõ những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử. Dưới đây Visnam xin cập nhật những lưu ý quan trọng khi sản xuất hóa đơn điện tử năm 2025 để tránh sai sót.

1. Những thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử năm 2025

Trong năm 2025, các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử có thể có những thay đổi quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế và đồng bộ hệ thống kế toán. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những điểm mới này để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh sai sót trong quá trình phát hành và lưu trữ hóa đơn.

Cập nhật quy định pháp luật

Năm 2025 có thể sẽ có những cập nhật mới về chính sách thuế và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các văn bản hướng dẫn từ Tổng cục Thuế để đảm bảo việc phát hành hóa đơn đúng quy định.

Chuẩn hoá định dạng hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính có thể yêu cầu chuẩn hoá định dạng XML để đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống kế toán và cơ quan thuế. Điều này giúp quá trình kiểm tra, đối soát trở nên thuận tiện và chính xác hơn.

Tăng cường tích hợp hệ thống kế toán

Việc tích hợp HĐĐT với hệ thống kế toán và phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) sẽ trở thành xu hướng tất yếu. Điều này giúp hóa đơn điện tử năm 2025 sẽ giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hóa đơn, đồng thời tăng cường tính chính xác và minh bạch của dữ liệu tài chính.

2. Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử năm 2025

Xuất hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là một yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính và uy tín của doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy định và thực hiện chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, tài chính cũng như nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ khi xuất hóa đơn điện tử năm 2025.

Kiểm tra thông tin trước khi phát hành hóa đơn

Trước khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo độ chính xác và tránh sai sót. Các thông tin quan trọng cần xác minh bao gồm mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ của bên mua, nội dung hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị hóa đơn. Nếu có bất kỳ sai sót nào, doanh nghiệp có thể gặp phải những vấn đề liên quan đến kế toán, thuế và thậm chí là pháp lý, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Đúng thời điểm xuất hóa đơn

Theo quy định hóa đơn điện tử năm 2025 thì doanh nghiệp cần tuân thủ thời điểm xuất hóa đơn một cách chính xác để đảm bảo đúng quy định pháp luật và tránh những sai phạm không đáng có. Cụ thể, đối với hàng hóa, hóa đơn phải được xuất ngay khi giao hàng cho khách hàng, trong khi đối với dịch vụ, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm có thể dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính cũng như gây ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế của doanh nghiệp.

Xử lý hóa đơn sai sót

Trong trường hợp hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định lỗi và thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định. Nếu hóa đơn có sai sót nhưng chưa gửi đến khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy bỏ và lập hóa đơn mới với thông tin chính xác. Trong trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo biên bản xác nhận sai sót giữa hai bên để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quá trình giao dịch.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống lưu trữ an toàn, có khả năng khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

Bảo mật thông tin hóa đơn

Vấn đề bảo mật thông tin hóa đơn cần được đặt lên hàng đầu. Các doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống có tính năng mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng và sao lưu định kỳ để tránh rủi ro mất dữ liệu hoặc bị tấn công mạng.

3. Vin-hoadon - giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong quản lý hóa đơn điện tử

Vin-hoadon là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, Vin-hoadon giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán. Hơn thế nữa, hệ thống tích hợp với phần mềm kế toán, hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng đối soát dữ liệu với cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Nhờ vào các tính năng bảo mật cao, Vin-hoadon giúp doanh nghiệp an tâm trong việc lưu trữ và bảo vệ thông tin hóa đơn, tránh các rủi ro liên quan đến mất dữ liệu hay gian lận tài chính. Để biết thêm thông tin các thông tin liên quan đến xuất hóa đơn điện tử năm 2025 và chi tiết về Vin-hoadon vui lòng liên hệ với chúng tôi

Công ty Cổ phần Thương mại VISNAM